在涉外交往時(shí)，與外國人互換名片，通常在下述幾個(gè)方面必須嚴(yán)格地遵守禮儀規(guī)范。
其一，是參加涉外交往時(shí)，應(yīng)隨身必備名片。按照慣例，在外事活動(dòng)中，一般不宜主動(dòng)向外國友人索取名片。然而，當(dāng)對(duì)方主動(dòng)提議互換名片，率先將名片遞送過來，或是我方有必要進(jìn)行較為周詳?shù)淖晕医榻B、在拜訪外人員需要經(jīng)由他人代為通報(bào)時(shí)，都需要使用自己的名片。因此參加涉外活動(dòng)前，即應(yīng)將本人的.名片裝入專用的名片包，或是放在上衣口袋之中，以供隨時(shí)取用。
其二，是遞送本人名片時(shí)，應(yīng)當(dāng)彬彬有禮。需要將本人名片遞交給外國友人時(shí)，應(yīng)當(dāng)起身站立，走向?qū)Ψ剑婧σ�，以右手或雙手捧著或拿著正面面對(duì)對(duì)方的的名片，以齊胸的高度，不緊不慢地遞送過去。與此同時(shí)嘴里應(yīng)當(dāng)說明：“請(qǐng)多關(guān)照”，“請(qǐng)多指教”或是“希望今后保持聯(lián)絡(luò)”。同時(shí)向多人遞送本人名片時(shí)，可由尊而卑或近而遠(yuǎn)，依次而行。
其三，是接受他人名片時(shí)，應(yīng)當(dāng)畢恭畢敬。當(dāng)他人主動(dòng)將名片遞給自己時(shí)，一定要表現(xiàn)出自己的恭敬、重視之意。首先要起身站立，迎上前去，中稱“謝謝”。然后，務(wù)必要用右手或雙手并用將對(duì)方的名片鄭重其事地接過來，捧到面前，仔細(xì)默念一遍。最后，應(yīng)將對(duì)方的名片收藏于自己的名片包或是上衣口袋內(nèi)，并隨之遞上自己的名片。
其四，是參與國際交往時(shí)，當(dāng)熟知名片的特殊用途。在國際交往中私人名片還可以發(fā)揮下列幾種特殊作用。第一，可以之代替私人書信。第二，可以之代為引薦他人。第三，可以代替送禮時(shí)專用的禮單。第四，可以之在拜訪時(shí)代為通報(bào)或代替留言。第五，可以之向親朋好友通知本人的有關(guān)變動(dòng)。
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