政務(wù)公文電子郵件寫作禮儀有哪些

2021-06-11 禮儀常識

　　電子郵件自打誕生以來發(fā)展突發(fā)飛進，日新月異，得到了越來越廣泛的使用。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。

　　政務(wù)公文電子郵件寫作要求

　　1、是主題要明確

　　一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　2、是語言要流暢

　　電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

　　3、內(nèi)容要簡潔

　　網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。

　　政務(wù)公文電子郵件發(fā)送禮儀

　　1、主題

　　主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　在發(fā)送電子郵件時要切記千萬不要空白標題，這是最失禮的。最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；

　　最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　2、稱呼和問候

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的.，要求其給出必要的回應(yīng)；最簡單的開頭寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結(jié)尾常見的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。

　　3、正文

　　Email正文要簡明扼要，行文通順，若對方不認識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　4、附件

　　如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理，正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件，如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

　　5、結(jié)尾簽名

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

　　政務(wù)公文電子郵件回復(fù)禮儀

　　1、回復(fù)及時

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

　　如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記�。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2、回復(fù)要有針對性

　　當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

　　3、回復(fù)不得少于10個字

　　對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　政務(wù)公文中電子郵件的寫作禮儀通過介紹電子郵件的寫作規(guī)范、電子郵件發(fā)送禮儀、電子郵件回復(fù)禮儀等幫助公務(wù)人員掌握電子郵件的使用規(guī)范和禮儀，從各個方面體現(xiàn)公務(wù)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)。