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畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，其檔案原則上應(yīng)由學(xué)校交寄用人單位或其主管部門(mén)，或由用人單位憑人事主管部門(mén)證明到學(xué)校提取。
一般來(lái)說(shuō)，每年 7 月 15 日之前各系 ( 分院 ) 根據(jù)就業(yè)計(jì)劃整理好畢業(yè)生檔案材料， 7 月 30 日前 學(xué)校就業(yè)辦完成材料的交寄工作。 畢業(yè)生檔案原則上要通過(guò)省機(jī)要通信局交寄，有嚴(yán)格的交寄簽收程序，一般情況下不會(huì)遺失。如有遺失，從檔案交寄時(shí)間起一年內(nèi)可以查詢。所以畢業(yè)生在離校以后，最好三個(gè)月內(nèi)去自己所在單位的人事主管部門(mén)了解一下自己的檔案是否已寄到單位。若單位未收到畢業(yè)生檔案，畢業(yè)生可憑單位人事部門(mén)書(shū)面證明到學(xué)校查詢，或由接收單位人事部門(mén)向?qū)W校查詢。
落實(shí)了工作單位，并且所落實(shí)的單位具有人事管理權(quán)的學(xué)生，檔案應(yīng)調(diào)到該單位;提醒畢業(yè)生在簽約時(shí)一定要注意:在協(xié)議書(shū)的 “ 檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址 ” 一欄，要用人單位認(rèn)真填寫(xiě)，以免出現(xiàn)因檔案轉(zhuǎn)寄地址不詳或檔案接收單位不具備接收資格而導(dǎo)致檔案遺失、退回。 落實(shí)了工作單位，但工作單位不具備人事管理權(quán)的.學(xué)生，應(yīng)將人事檔案托管到單位所在地的人才交流中心。 簽訂了暫緩就業(yè)協(xié)議的學(xué)生，檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)交至江西省高等院校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心。
對(duì)于沒(méi)有落實(shí)工作單位的學(xué)生，如果沒(méi)有申請(qǐng)暫緩就業(yè)，學(xué)校應(yīng)將其人事檔案轉(zhuǎn)到生源所在地的人事部門(mén)。這一類(lèi)畢業(yè)生應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到當(dāng)?shù)厝耸虏块T(mén)報(bào)到，辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，否則就會(huì)被認(rèn)為是 “ 棄檔 ” 。
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