根據(jù)審計部工作安排，審計人員于xxxx年2月25日至2012年3月25日對公司各倉庫進行了審計。本次審計重點是了解現(xiàn)階段倉庫存貨出入庫、保管情況，各項規(guī)章制度、流程是否建立健全，基礎(chǔ)工作是否落實，審核相關(guān)內(nèi)部控制流程的規(guī)范性，并提出可行的建議和改善措施。
一、基本情況
目前屬于物控部管轄范圍內(nèi)的倉庫共有18個，分為原料倉、成品倉及半成品倉庫。其中原料倉8個，半成品倉1個，成品倉9個。截止xxxx年2月底，倉庫目前保管物資價值總額為67,955,316.62元。倉庫目前對于物資出入庫、保管、盤點等各項基礎(chǔ)工作管理比較完善，各種規(guī)章制度已基本建立，總體來說內(nèi)部控制比較完善，但是對于委托加工物資、單據(jù)審核、制度執(zhí)行有效性也有較多不足的地方，需要加以完善。
二、審計發(fā)現(xiàn)：
1、對外發(fā)加工物資缺乏有效控制。
0769倉庫有外發(fā)加工物資未收回。在對各倉庫外發(fā)加工出入庫情況進行檢查時，發(fā)現(xiàn)0769原料倉分別在2012年8月和12有兩筆以委外加工出庫單形式，將材料名稱為雕花板送至某某廠商維修，至審計結(jié)束為止未收回。
原料倉外發(fā)加工物資賬目不清。在對原料倉外發(fā)加工情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)自 2012年6月26日至xxxx年1月8日共向某某廠商外發(fā)木拼板11472張進行噴油加工，截止審計結(jié)束日收回橡膠木拼板10233張，共計還有1239張未收回。金額為294,882.00元。對于有這么多數(shù)量的加工物資存放于加工商處，從未與某某廠商對賬過，而且存放數(shù)目是否準(zhǔn)確，原倉管陳某某也不清楚。由于陳某某已調(diào)往收料組，未與新倉管進行交接，現(xiàn)V6倉管也表示不清楚外發(fā)加工有多少數(shù)量未收回。按照公司制度《委外加工流程及管理規(guī)范》(文件編號：AM-QEOW-WK-0004)規(guī)定，對于委外加工物資應(yīng)該由各倉管負(fù)責(zé)核對，并且每月10日前需對上月委托加工物料未收回物料上報部門主管經(jīng)理處審核，但是目前并未嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。各倉庫管理員對于外發(fā)加工物資既做到定時清理未收回情況，月底時也未對上月單據(jù)核銷情況及未收回物料上報給部門主管及經(jīng)理審核，這樣造成外發(fā)加工物資處于無監(jiān)控狀態(tài)，未收回情況時有發(fā)生。
審計建議：
倉管應(yīng)嚴(yán)格按照公司制《委外加工流程及管理規(guī)范》規(guī)定，每月10日前向原料倉主管及物控經(jīng)理報告委外加工物資單據(jù)核銷表及報告超期未回物料。
物控部門應(yīng)對以往外發(fā)加工物資至今未收回情況進行清查，對于仍有未收回物資應(yīng)及時與采購、財務(wù)部門共同協(xié)商進行處理。
財務(wù)部門應(yīng)參與監(jiān)督委外加工物資收回情況。目前財務(wù)部門未對外外發(fā)加工物資進行明細(xì)賬登記，監(jiān)督外發(fā)加工物資發(fā)出、收回、核銷情況。建議財務(wù)部門建立委外加工物資明細(xì)賬，物資發(fā)出、收回在財務(wù)有賬可查。對于超期未核銷情況賬應(yīng)及時向倉庫主管了解原因，實行有效監(jiān)督責(zé)任。
2、五金倉領(lǐng)料混亂。
審計人員在對各倉庫領(lǐng)料情況進行檢查時，發(fā)現(xiàn)有些領(lǐng)料單上有非同一人填寫領(lǐng)料現(xiàn)象，經(jīng)過向五金倉和行政部詢問，系五金倉倉管利用領(lǐng)料單上空白欄未劃線注銷地方補寫領(lǐng)料。因原五金倉管已離職，無法向本人證實。經(jīng)過了解，原因為行政部一些機修員工在倉庫處領(lǐng)料后未填寫領(lǐng)料單，倉管盤點物料時發(fā)現(xiàn)盤虧，就利用行政部領(lǐng)料員黎剛開具的`領(lǐng)料單上空白未劃線部門增添被領(lǐng)料數(shù)量，而問及行政部領(lǐng)料員，他所填寫的領(lǐng)料單上被增添物料之事，他表示未經(jīng)過他手，并不知情。審計人員抽樣了2012年10月至xxxx年1月的領(lǐng)料單據(jù)，五金倉管私自增添的領(lǐng)料金額為8508.99元(統(tǒng)計表格見附件)，這些領(lǐng)料，行政部表示大部分確實是他們所領(lǐng)料，但有些因為時間太久已不確定是否為他們所領(lǐng)料。
審計建議：
對于各領(lǐng)料部門填寫的領(lǐng)料單，空白線一律劃線注銷。倉管必須嚴(yán)格審核領(lǐng)料單，發(fā)現(xiàn)有涂改現(xiàn)象、未劃線現(xiàn)象、應(yīng)拒絕領(lǐng)料。對于各領(lǐng)料部門的領(lǐng)料單一律由各部門領(lǐng)料人填寫，嚴(yán)禁倉管人員代筆。領(lǐng)料單如有誤應(yīng)由領(lǐng)料人員重新填開、重新走審批流程。嚴(yán)禁在未經(jīng)批準(zhǔn)下私自增加領(lǐng)料。
目前對于倉庫與各領(lǐng)料部門并未就每月領(lǐng)料數(shù)量進行核對，為加強對原材料的控制，倉庫應(yīng)該每月與各材料領(lǐng)料部門進行材料領(lǐng)用對賬，防止數(shù)據(jù)統(tǒng)計錯誤。各生產(chǎn)車間、部門經(jīng)理審核當(dāng)月領(lǐng)料數(shù)量、金額。如有異常應(yīng)與倉庫進行核對，直至找出原因。
3、無訂單入庫作業(yè)不規(guī)范。
目前倉庫無訂單入庫作業(yè)較多。如2012年11月無訂單采購金額為6,085,201.70元，占當(dāng)月全部采購額8.71%。2012年12月無訂單采購金額3,939,903.24元，占當(dāng)月全部采購額為6.3%。對于這些無訂單的材料入庫作業(yè)，根據(jù)公司文件《倉庫收料作業(yè)規(guī)范》規(guī)定：倉庫《材料入庫單》必須在采購訂單基礎(chǔ)上下推完成，無采購訂單之物料未經(jīng)倉庫主管同意不可作收料、入庫作業(yè)。但是在這些沒有訂單的入庫單檢查中，均未見到有倉庫主管對入庫單審批，制度執(zhí)行不力。
審計建議：
對于未按公司正常采購流程之入庫作業(yè),各倉庫僅憑供應(yīng)商送貨單就進行入庫，對于質(zhì)量、價格難以保證符合公司最大利益。應(yīng)此物控部主管及經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，加強對無訂單物資的入庫監(jiān)控。
4、裥棉毛巾布未經(jīng)過品質(zhì)檢查直接入庫。
由生產(chǎn)一部裥棉車間加工的裥棉毛巾布入庫到凱奇布料倉庫和歌蒂婭原料倉庫時，此道工序未經(jīng)過品質(zhì)檢查�；蛘哂袝r品檢員在入庫單上簽字僅僅流于形式，倉庫部門對未有品質(zhì)檢查的半成品直接入庫，將有可能發(fā)生質(zhì)量隱患。
審計建議：
5、ERP系統(tǒng)單據(jù)核對完整性不足。
審計人員對ERP系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)與倉庫保存的存根聯(lián)進行核對，發(fā)現(xiàn)有些倉庫找不到對應(yīng)紙質(zhì)存根聯(lián)。如下面單據(jù)：為了防止未經(jīng)授權(quán)私自在ERP系統(tǒng)里填制單據(jù)，應(yīng)每月對ERP里所有的單據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)進行核對，但是經(jīng)我們了解，倉庫、財務(wù)均未采取此種做法。
審計建議：
對于系統(tǒng)里的當(dāng)月的所有單據(jù)，各倉庫必須全部打印出紙質(zhì)單據(jù)，按照規(guī)定權(quán)限審批后保管。財務(wù)部門在檢查倉庫單據(jù)時，也應(yīng)對系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)邏輯鉤對，保證ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。
對以上發(fā)現(xiàn)問題及審計建議的落實情況，請相關(guān)部門將整改時間、整改部門、整改責(zé)任人、整改措施在xxxx年4月10日前報審計部備案。
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