一、慎重及時
批復(fù)既是上級機關(guān)指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答復(fù)性公文，因此，撰寫批復(fù)要慎重及時。批復(fù)機關(guān)收到請示后，要及時進行周密的調(diào)查了解，掌握有關(guān)情況，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準則，經(jīng)認真研究后，及時給予答復(fù)。
二、針對請示答復(fù)
請示要求一文一事，批復(fù)也應(yīng)有針對性地一文一批復(fù)，請示要求解決什么問題，批復(fù)就答復(fù)什么問題，上下行文互相對應(yīng)。
三、明確態(tài)度
批復(fù)意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其詞，模棱兩可，以免下級無所適從。
批復(fù)的主送機關(guān)明確只有請示機關(guān)一個，如果所請示問題有普遍性，或需告知其他一些機關(guān)，可用如下辦法處理：一是除批復(fù)原請示單位外，并轉(zhuǎn)有關(guān)單位。二是將批復(fù)抄送有關(guān)單位。三是將有關(guān)意見另用“通知”行文。將本機關(guān)對一些普遍性問題的意見及時傳達下去。
四、不同指示、復(fù)函混用
批復(fù)與指示同為下行文，均對有關(guān)事項提出原則、要求，但兩者的區(qū)別還是明顯的，不應(yīng)混用。首先是內(nèi)容不同，指示是對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的原則。而批復(fù)事項較窄，只能針對請示事項作出具體答復(fù)，多屬個別性問題，不涉及面上的工作。其次是受文對象不同。指示的受文對象一般不是某個機關(guān)，而是有關(guān)的機關(guān)單位，受文對象甚至不確定。而批復(fù)有特定的受文單位，只給原請示機關(guān)發(fā)批復(fù)。再次是制發(fā)動因不同。指示根據(jù)需要而作，屬主動行文，批復(fù)是針對下級機關(guān)請示而發(fā)的，屬被動行文。
批復(fù)與復(fù)函由于都是回復(fù)來文的公文，有時也會被混用。兩者的區(qū)別在于：從行文關(guān)系看，批復(fù)是上級機關(guān)向下級機關(guān)答復(fù)用文，屬下行文;復(fù)函一般是向不相隸屬機關(guān)答復(fù)用文，屬平行文。從行文內(nèi)容看，批復(fù)多屬于對重大原則和政策性問題作出決定、批答，復(fù)函多用于一般性事項的回復(fù)。
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