為了使辦公室各項(xiàng)工作有條不紊地運(yùn)行、完成進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方式，加大工作力度，提高工作效率，為整體工作的順利推進(jìn)，發(fā)揮積極的職能作用。我們辦公室進(jìn)行了內(nèi)部分工，明確各成員的工作職責(zé)。 目的：建立一個(gè)規(guī)范的文件管理制度，為使文件資料管理這塊工作能很好地進(jìn)行，以做到運(yùn)行有條有理，查閱方便，盡其作用。
具體工作流程：
一、按時(shí)按質(zhì)收取各種文件資料：
a、 及時(shí)、明確向各部門各成員傳達(dá)收取各類文件資料的時(shí)間、地點(diǎn)和接收人；
b、 根據(jù)情況需要，可適當(dāng)要求各部門部長在其部門成員的文件資料后附加一頁紙，并且寫上簡潔的評語；
c、 要有一個(gè)專門的工作本，用以記錄各部門各成員上交資料文件的情況，如：何時(shí)，交什么文件資料，誰交了，那些人沒交。另外還應(yīng)該算那個(gè)部門交了多少，且按該部門總?cè)藬?shù)算出比率。為以后評比工作提供材料。
二、及時(shí)整理文件資料：
a、收取到的文件資料要及時(shí)按部門分開整理，每部門的用小長尾夾夾放；
b、負(fù)責(zé)人要細(xì)心審閱各種文件資料，根據(jù)需要作出適當(dāng)?shù)脑u語；
c、如發(fā)現(xiàn)較好的文件資料，經(jīng)討論通過后上交給主任操連彬，并且做好標(biāo)記，保存到另外一個(gè)文件夾中；
d、如發(fā)現(xiàn)較差的文件資料，經(jīng)討論和征求主任操連彬意見，同意后返還回相應(yīng)的部門或個(gè)人，并要求其重寫，同時(shí)也應(yīng)做好相應(yīng)的記錄；
e、較好的`文件資料經(jīng)討論通過和主任操連彬的同意，上交主席團(tuán)；
f、以上工作完成后，小組成員要及時(shí)整理文件資料，按類型、性質(zhì)、部門存放。以確保不丟失、不混亂，容易查閱。
三、如何擺放文件資料；
a、用文件夾夾收存放，并且在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽，注明該文件夾所夾放的文件資料類型；
b、文件資料要整齊地?cái)[放在本部門指定的工作資料存放處，管理負(fù)責(zé)人要定期輪流搞衛(wèi)生（如，灰塵）；
c、由于文件夾的存放容量有限，管理員應(yīng)定期處理過舊的文件資料。把不能用的收集拿去賣，得到的錢當(dāng)會費(fèi)，但要保留典型、較好的。
四、借閱管理：
a、各部門、各成員要借閱文件資料要通過管理負(fù)責(zé)人同意方可借閱。并且要做好記錄何時(shí)何日誰借閱；
b、借閱時(shí)盡量不要帶出辦公室，如實(shí)在需要外帶，應(yīng)通過管理員同意，并要商量好何時(shí)歸還，同時(shí)要做好記錄；
c、管理員負(fù)責(zé)人要以身作則，自身外帶文件資料也需要向主任操連彬請示，也應(yīng)及時(shí)歸還；
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