一、概念
行政公文是在國家規(guī)定的公務活動中常用的公務文書,其寫作活動必須以國家行政機關公文處理辦法及其他的法規(guī)和國家便準為依據(jù)。主要包括報告、通知、請示、通報、公告、通告、決定。
二、特點
1、鮮明的政治性:公文內容必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策,有利于國家和集體利益。
2、法定的權威性和強制性:公文的作者(發(fā)文單位)必須是依法建立并能以其名義行使權利、承擔義務的機關、團體和企事業(yè)單位,而絕非執(zhí)筆者個人。 公文在法定的時間空間范圍內,對受文對象具有強制閱讀、強制執(zhí)行效力,受文對象不接受就是失職或瀆職。
3、嚴格的規(guī)范性:高度程式化
4、特殊的辦理方法
5、 準確莊重的文風:要求反映客觀實際,表達意見要態(tài)度鮮明,選詞用語要嚴謹準確。
三、格式
行政公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
文頭
由發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級、份號等組成,占文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。
1發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱加上“文件“二字組成,如:四川省人民政府文件。兩個以上機關聯(lián)合行文,牽頭主辦機關排列在前或只用主辦機關名稱。黨委和政府聯(lián)合行文,一般使用黨委機關標識。
2發(fā)文字號 即發(fā)出文件的代號,由發(fā)文機關代字、標于括號內的年份、順序號組成,位于文件名稱下、橫隔線之上的正中位置。如果是標注簽發(fā)人的發(fā)文字號則需要標注在文件名稱之下、橫線之上的左邊頂格位置,右邊為簽發(fā)人。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識,年份應全稱,用方括號“[ ]”,兩個以上單位聯(lián)合行文只標明主辦單位的發(fā)文字號。
簽發(fā)人指代表機關核準并簽發(fā)公文的領導人。
正文
由標題、發(fā)送機關、正文、附件、發(fā)文機關等組成。
1標題 公文主旨及內容的高度概括,字體略大于正文。
位置 橫隔線之下居中位置
組成 發(fā)文機關名稱+事由+文種
Ps:標題中可省略發(fā)文機關,除書名號外一般不用標點符號。
2主送機關指收受、辦理文件的單位,除了“公告”、“通告”外,正式公文一般都應注明。標題之下、正文之上左邊頂格位置書寫,還應是全稱、規(guī)范統(tǒng)稱、統(tǒng)稱。
3正文即公文的具體內容,是公文的核心部分。
包括原由、事項、結尾
原由(1)情況式:常用“目前。。。。。。”之類的時間狀語,簡介人物及事件。
(2)文件式:常用“根據(jù)。。。。。。”
(3)意義式:“是。。。。。。”
(4)作用式;“將使。。。。。。。”
(5)目的式:“為。。。。。。”
事項 內容少的一句話或一段話,內容多的而重要的分條列項,特別多的就要用小標題,如政府的工作報告就用小標題來分出層義。
結尾 (1)專用語,一般的行政公文都有,“請予批準”,“特此通知”。
(2)希望、號召類,只是一段。如:×××省長說“黃河標準化堤防建設是一項千秋偉業(yè)”,能有幸參加這項造福子孫后代的工程建設,我們倍感光榮和自豪。同志們,讓我們攜起手來,團結一致,同心同德,艱苦奮戰(zhàn),從現(xiàn)在做起,從自我做起,以實際行動爭為黃河標準化堤防建設貢獻,保證按時完成上級交給我們的工程建設任務!
4附件,屬于公文正件的其他公文、圖表、材料,如無專門說明,其效用等同正件
5成文時間 以負責任簽發(fā)日期為準
6印章 公文除會議記錄外都要加蓋印章,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月,不能漏蓋錯蓋。
文尾
包括附注、主題詞、抄送欄、印發(fā)機關、印發(fā)日期、文件印發(fā)分數(shù)等。
1附注 標注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳代范圍,或文中不便直接出現(xiàn)的名詞術語及相關解釋。位于公文末頁左下方,排在成文時間后,另起一行空格標出“附注:”或“注:”,也可加括號表示,如“(此文件發(fā)送至xx級)”。
2主題詞 揭示公文基本內容并經過規(guī)范化處理的專用詞語,2,~~5個。前幾個詞語表示公文主要內容,含義由大到小,最后表示公文文種。位于末頁注釋之下,抄送欄之上,通常排一行,頂格標注“主題詞”,空一個標注主題詞語,各詞語間空一格。
3抄送欄
抄送機關,除主送機關外需要執(zhí)行或知曉的有關機關。位于主題詞之下,所占區(qū)域用兩條平行細實線作為界線,形成抄送欄
4印發(fā)機關與印發(fā)日期
左端機關,右端日期
5文件印制份數(shù)
Ps:公文紙A4型,左側裝訂。主題詞、抄送欄、印發(fā)機關、印發(fā)日期之間實橫隔開。
公文格式
NO.00001 秘密等級
緊急程度
Xxxxxx文件
發(fā)文字號
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
附件1xxxxxxxxxxx
2xxxxxxxxxxx
Xx年xx月xx日
(附注)
主題詞:xx xx xx xx xx
抄送:
Xx辦公室 xx年xx月xx日
(共印xx份)
標題
(發(fā)文機關名稱+事由+文種)
主送機關:
、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
公關、日常事務類文體
公關類文書,廣泛用于國家、集體、社團和個人在各種會議、宴會、酒會以及喜慶喪葬禮儀上,時效性強,格式固定簡便、
公關事物類文書
用于引來送往的文書
用于表揚、感謝、慰問的文書
用于喜慶祝賀的文書
用于致哀、悼文的文書
用于邀請、聘任的文書
用于介紹、證明的文書
一、 歡迎詞、歡送詞、答謝詞
1標題 兩種格式:(1)單行標題:活動名稱+文種,如《在xxx活動上的歡迎詞》。 (2)雙行標題:正標題(說明主要內容觀點)+副標題(活動文種),如《行天下大道,振道德新風——在xxx的發(fā)言》。
2稱呼
3引言 一般化用詩句,名言。"有朋自遠方來,不亦樂乎"。“陽春三月,和
風麗日。”
4主體 以贊揚、肯定為主
5祝頌語 表達誠摯祝愿的語言,如“衷心祝愿此行一切順利”。
行天下大道,振道德新風
——在xxx的發(fā)言
稱呼:
引言 陽春三月,和風麗日。
主體
祝頌語 衷心祝愿此行一切順利
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