合同資料管理制度

2025-02-07 制度

　　隨著廣大人民群眾法律意識(shí)的普遍提高，隨時(shí)隨地，各種場(chǎng)景都有可能使用到合同，合同協(xié)調(diào)著人與人，人與事之間的關(guān)系。那么問題來了，到底應(yīng)如何擬定合同呢？下面是小編收集整理的合同資料管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　合同資料管理制度 1

　　為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。

　　1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

　　2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

　　3、檔案的查閱：

　　(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得超過五天。

　　(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

　　4、檔案的保護(hù)：

　　(1)查閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。

　　(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。

　　(3)微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。

　　(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報(bào)綜合管理部，并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

　　5、公司購買設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請(qǐng)購買的'技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。

　　6、需長(zhǎng)期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。

　　7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案，進(jìn)行微機(jī)管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。

　　8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

　　合同資料管理制度 2

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包括業(yè)務(wù)部門與客戶所簽訂的相關(guān)合同檔案)。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

　　3、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

　　三、合同文檔的移交

　　1、各部門在正式簽署合同后須在一個(gè)月內(nèi)將合同正本原件移交管理中心。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

　　四、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

　　2、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室甄別，并予以銷毀。

　　3、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的'統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

　　5、各部門員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，方可在合同管理部門辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

　　合同資料管理制度 3

　　第一條為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護(hù)公司及用戶合法權(quán)益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

　　第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

　　第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃?xì)鈭?bào)警器安裝合同、城市燃?xì)饩用裼脩艄夂贤�、城市燃�(xì)馍虡I(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類別。

　　第四條符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可，對(duì)于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字，分批付款的'安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批；供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結(jié)清安裝費(fèi)用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字；照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

　　第五條合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權(quán)責(zé)要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經(jīng)過規(guī)劃建設(shè)部測(cè)算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟，大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭(zhēng)議的由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。

　　第六條天然氣安裝合同要嚴(yán)格按照物價(jià)部門確定的標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算部門測(cè)定的金額進(jìn)行收費(fèi)，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得多收或少收任何款項(xiàng)，嚴(yán)禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。

　　第七條業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗(yàn)收?qǐng)D紙辦理開戶手續(xù)，簽訂供氣合同。

　　第八條用戶開戶后，要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃?xì)饩咝畔⒌�，并打印用戶信息�?/p>

　　第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上（含）的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶（集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào)）等，照付不議合同由市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。

　　第十條業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料（包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等）按編號(hào)整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

　　第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴(yán)禁泄漏公司和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。

　　第十二條計(jì)算機(jī)上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫備份，后臺(tái)管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)，要嚴(yán)格設(shè)置分級(jí)管理和查詢使用權(quán)限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三條本制度從20xx十月一日起執(zhí)行。

　　合同資料管理制度 4

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、消防驗(yàn)收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實(shí)行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)、消防驗(yàn)收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理；

　�、谕稑�(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借；

　　3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時(shí)履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

　　4、各項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項(xiàng)目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查；投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項(xiàng)目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后，由項(xiàng)目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔；項(xiàng)目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項(xiàng)目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項(xiàng)目部留存影印件備查。

　　4、竣工報(bào)告、消防驗(yàn)收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項(xiàng)目部將原件交由材料部肖瑜存檔；項(xiàng)目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時(shí)，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

　　6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類匯總，編制統(tǒng)計(jì)清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項(xiàng)目部或個(gè)人檔案資料查詢可在項(xiàng)目部查閱影印件；確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的.保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。

　　7、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

　　合同資料管理制度 5

　　第一章總則

　　第一條為了加強(qiáng)對(duì)合同的管理，明確工作職責(zé)和管理權(quán)限，維護(hù)合同的合法性和嚴(yán)肅性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及其他相關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。

　　第二條本制度所稱的合同，是指公司與其他法人、自然人或組織之間采取書面形式訂立的，具有法律約束力的合同、協(xié)議、備忘錄及有關(guān)修改前述文件的文書、圖表、傳真等各類合同文件，以及具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等其他書面文件。

　　第三條本制度所稱的合同管理，是指公司及公司職能部門依法訂立、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、履行、終止以及審查、監(jiān)督、歸檔、控制等一系列管理行為的總稱。

　　第四條本制度適用于以本公司名義所簽定的一切合同、協(xié)議、以及相關(guān)的要約、承諾等法律文書。

　　第二章合同管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條公司合同管理采取歸口管理與分類負(fù)責(zé)相結(jié)合的形式：

　�。ㄒ唬┕拘姓肆︐Y源部是公司合同管理的歸口部門，并負(fù)責(zé)所有外簽合同的歸檔和保管；同時(shí)，負(fù)責(zé)與行政及人力資源相關(guān)合同的管理和簽訂；

　�。ǘ┕竞贤杀静扛鶕�(jù)經(jīng)營(yíng)部招投標(biāo)情況，負(fù)責(zé)工程施工合同及內(nèi)部承包合同的管理和簽訂，以及對(duì)外所有工程合同的`歸檔、保管、傳遞、報(bào)批；

　�。ㄈ┕酒渌毮懿块T依據(jù)本部門工作職責(zé)，負(fù)責(zé)相應(yīng)合同的管理和簽訂，并報(bào)行政人力資源部存檔。

　　第六條合同管理職責(zé)

　�。ㄒ唬┞毮懿块T職責(zé)：

　　1、指定專人保管合同文本，未經(jīng)公司（執(zhí)行）總經(jīng)理或分管副總書面同意不得擅自借出；

　　2、貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)合同及合同管理的法律、法規(guī)等有關(guān)規(guī)定；

　　3、參與管轄范圍內(nèi)合同的論證、起草、談判和簽訂工作；

　　4、對(duì)管轄范圍內(nèi)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　�。ǘ┖贤芾砣藛T職責(zé)：

　　1、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂、變更、解除合同；

　　2、檢查合同履行情況，制止不合法律規(guī)定的合同行為；

　　3、負(fù)責(zé)登記合同臺(tái)帳，建立合同檔案；

　　4、依法參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng)等。

　　第七條合同談判必須有公司領(lǐng)導(dǎo)（或授權(quán)）、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員至少2人以上共同參與，個(gè)人不得直接與對(duì)方談判合同。

　　第三章合同簽訂與審核

　　第八條合同正式簽訂前，必須依據(jù)《合同審批表》（附后）由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門經(jīng)理、法律顧問等，依其工作職責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審，共同做好合同管理工作。

　　第九條合同采用書面形式。根據(jù)種類和內(nèi)容盡量選用工商管理部門規(guī)定的示范、推薦文本；如不適用可自行擬定合同，擬定合同原則上應(yīng)具備以下條款：

　�。ㄒ唬┊�(dāng)事人的名稱或者姓名和住址；

　�。ǘ�(biāo)的；

　�。ㄈ⿺�(shù)量；

　�。ㄋ模┵|(zhì)量；

　　（五）價(jià)款或者報(bào)酬；

　�。┞男衅谙蕖⒌攸c(diǎn)和方式；

　�。ㄆ撸┻`約責(zé)任；

　�。ò耍┙鉀Q爭(zhēng)議的方法；

　�。ň牛┢渌s定事項(xiàng)等

　　第十條除合同履行處在我方所在地外，簽約時(shí)應(yīng)將協(xié)議、合同寫入由我方所在地人民法院管轄。

　　第十一條合同的簽訂必須審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情

　　況、履約能力，《法定代表人身份證明書》、《授權(quán)委托書》、《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》等有關(guān)文件，對(duì)方資信不明的，應(yīng)要求對(duì)方提供相應(yīng)的擔(dān)保，否則不能與之簽訂合同。

　　第十二條合同必須由公司法定代表人或者授權(quán)的委托代理人簽訂，其他人員無權(quán)辦理：

　　（一）委托代理人簽訂合同的，原則上須由法定代表人簽發(fā)《授權(quán)委托書》，加蓋公司公章。

　�。ㄒ唬┪写砣舜砉竞炗喓贤仨氃谑跈�(quán)范圍及期限內(nèi)行使代理權(quán)，禁止越權(quán)代理，否則所簽訂的合同無效。

　　（三）委托代理人履行如下職責(zé)：

　　1、在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判和簽訂合同；

　　2、對(duì)簽訂的合同的可行性、真實(shí)性、有利性負(fù)責(zé)；

　　3、對(duì)須報(bào)請(qǐng)上級(jí)審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對(duì)本人意見負(fù)責(zé)；

　　4、對(duì)簽訂的合同的全面履行具體負(fù)責(zé)；履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并負(fù)責(zé)妥善處理合同糾紛或協(xié)助有關(guān)部門處理；

　　5、保管本人簽訂和負(fù)責(zé)履行的合同的一切資料，合同履行后應(yīng)及時(shí)將資料送交行政人力資源部歸檔保管。

　　（四）《授權(quán)委托書》只限本人在簽訂合同時(shí)使用，不得涂改、轉(zhuǎn)借和代作他用。

　�。ㄎ澹┪写砣艘蚬ぷ髡{(diào)動(dòng)或退休的，法定代表人應(yīng)責(zé)成行政人力資源部及時(shí)收回《授權(quán)委托書》。

　　（六）委托代理人實(shí)施損害本單位合法權(quán)益的行為或不再適宜擔(dān)任委托代理人的，法定代表人有權(quán)隨時(shí)終止委托代理關(guān)系。

　　第四章合同的履行、變更、解除和糾紛的處理

　　第十三條合同生效后應(yīng)當(dāng)全面履行。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)，沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)等為準(zhǔn)。

　　第十四條合同管理部門要適時(shí)了解合同履行情況。如合同不能

　　履行，應(yīng)依法及時(shí)采取措施，避免或減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方，并妥善保存有關(guān)資料和證據(jù)。

　　第十五條發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，合同管理和執(zhí)行部門除書面催促對(duì)方繼續(xù)履行外，應(yīng)當(dāng)立即將對(duì)方情況及時(shí)報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)或執(zhí)行總經(jīng)理，以便采取相應(yīng)措施。

　　第十六條有確切證據(jù)證明對(duì)方有下列情況之一的，須及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或提出中止合同履行：

　　（一）經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；

　�。ǘ┺D(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金以避免債務(wù)；

　　（三）喪失商業(yè)信譽(yù)；

　�。ㄋ模┯袉适Щ蛘呖赡軉适男袀鶆�(wù)能力的其他情況；

　�。ㄎ澹┢渌麌�(yán)重違約導(dǎo)致合同無法正常履行等。

　　對(duì)中止履行合同的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對(duì)方。中止履行后對(duì)方在合同期限內(nèi)未恢復(fù)履行能力的，可以依法解除合同。

　　第十七條當(dāng)事人可以依法變更合同：

　　（一）當(dāng)我方需要變更合同時(shí)，應(yīng)書面通知對(duì)方，說明理由并取得對(duì)方同意，簽訂變更協(xié)議。

　�。ǘ⿲�(duì)方要求變更合同時(shí)，如果同意變更亦應(yīng)簽訂變更協(xié)議；如果不同意變更，應(yīng)立即書面通知對(duì)方。因變更合同造成我方損失的，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。

　　第十八條當(dāng)事人可以依法解除合同。

　　（一）當(dāng)需要解除合同時(shí)，應(yīng)書面通知對(duì)方并說明理由。

　�。ǘ┊�(dāng)接到對(duì)方要求解除合同的通知時(shí)，應(yīng)立即回復(fù)對(duì)方，表明我方意見。因解除合同造成我方損失的，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。

　　第十九條發(fā)生合同糾份的，應(yīng)按我國(guó)《合同法》等有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定妥善處理。

　　第五章合同檔案管理

　　第二十條合同檔案的范圍包括合同文本、與合同有關(guān)的資信狀

　　況調(diào)查、談判紀(jì)要、意向書、公證書、擔(dān)保書、授權(quán)委托書、往來文書、信函、電報(bào)、傳真、電話記錄、視聽資料、圖形、照片以及其它各種相關(guān)憑證等。

　　第二十一條歸檔的書面合同及附件，由公司行政人力資源部和合同管理部門保存原件；其他相關(guān)部門原則上提供復(fù)印件，特殊情況需要原件的須于合同簽訂前告知合同簽訂部門。

　　第二十二條合同訂立后，須于10日內(nèi)完成對(duì)合同文本和有關(guān)材料的整理和立卷工作，并妥善保管，防止丟失損毀；在合同履行完畢10日內(nèi)，負(fù)責(zé)將合同文本及有關(guān)材料的卷宗歸檔保管。

　　第二十三條合同檔案管理其他規(guī)定：

　　（一）合同管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)、裝訂和存檔，合同承辦人員不得私自保管合同文本及有關(guān)資料。

　�。ǘ┮话愫贤瑱n案保存為10年，重大合同檔案應(yīng)當(dāng)永久保存。

　　（三）借閱和復(fù)制合同檔案必須按規(guī)定辦理手續(xù)，嚴(yán)防丟失。

　�。ㄋ模┪唇�(jīng)審核或未按審核意見修改的合同，不得送交法定代表人或委托代表人簽字，印章管理部門不得蓋章，財(cái)務(wù)部不得撥款結(jié)算。

　　第六章合同印章管理

　　第二十四條合同印章主要指公司印章和合同專用章，部門和項(xiàng)目部印章未經(jīng)授權(quán)一律不準(zhǔn)對(duì)外簽訂合同，否則將按違規(guī)違法行為追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　第二十五條合同專用章僅限于簽訂合同使用，并由公司授權(quán)行政人力資源部統(tǒng)一刻制、編號(hào)和管理，嚴(yán)禁員工私自刻章和使用。

　　第二十六條公司行政人力資源部應(yīng)當(dāng)在法定代表人或其授權(quán)委托代理人簽字批準(zhǔn)的正式合同文本上用印。未按規(guī)定進(jìn)行審核和未經(jīng)法定代表人或其授權(quán)的委托代理人簽字批準(zhǔn)的合同不得用印。

　　第二十七條嚴(yán)格執(zhí)行先簽字后蓋章制度，禁止在空白合同用紙或其它空白紙上加蓋合同專用章，特殊需要的應(yīng)當(dāng)經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，并由合同管理員登記、編號(hào)、回收，嚴(yán)防丟失。

　　第二十八條合同印章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，

　　必須帶合同專用章到異地使用的，應(yīng)當(dāng)由借用人員填寫《合同專用章借用登記審批表》，經(jīng)法定代表人簽字批準(zhǔn)方可辦理。合同印章借用完畢，應(yīng)當(dāng)按時(shí)交回行政人力資源部。

　　第二十九條對(duì)于違反本制度使用印章的，按有關(guān)規(guī)定追究主要負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人員的責(zé)任，并承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。

　　第七章合同監(jiān)督檢查

　　第三十條合同監(jiān)督檢查是促進(jìn)企業(yè)管理工作規(guī)范化的重要手段，公司領(lǐng)導(dǎo)要組織有關(guān)人員定期、不定期檢查并考核合同成本部合同管理情況，確保合同依法訂立和順利履行，防范合同糾紛

　　第三十一條合同監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容有：

　�。ㄒ唬┖贤芾碇贫葘�(shí)施情況；

　�。ǘ┖贤芾砼_(tái)帳及檔案建立情況；

　�。ㄈ┖贤炗喤c履行情況；

　�。ㄋ模┖贤m紛處理情況；

　�。ㄎ澹┖贤芾砣藛T的教育培訓(xùn)情況等。

　　第三十二條履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí)，受檢查部門要如實(shí)提供與檢查事項(xiàng)有關(guān)的資料，并對(duì)有關(guān)檢查事項(xiàng)涉及的問題作出解釋和說明。

　　第三十三條公司根據(jù)檢查情況，有權(quán)對(duì)受檢查部門作出如下處理：

　�。ㄒ唬⿲�(duì)在訂立、履行合同和合同管理工作中，違反本辦法造成經(jīng)濟(jì)損失部門和個(gè)人，追究其相應(yīng)的責(zé)任；

　�。ǘ⿲�(duì)在合同管理工作中存在問題的部門和個(gè)人，給予通報(bào)批評(píng)或相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰及行政處分；

　�。ㄈ⿲�(duì)在合同管理工作中成績(jī)顯著或?yàn)槠髽I(yè)避免、挽回經(jīng)濟(jì)損失的單位和個(gè)人，按有關(guān)規(guī)定給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第八章附則

　　第三十四條本制度自公布之日起試行，解釋權(quán)歸公司行政人力資源部。

　　合同資料管理制度 6

　　一、公司對(duì)外簽訂的各類合同一律適用本制度。

　　二、簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況，主要是信譽(yù)及資

　　三、合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：

　　1、部首部分，要注意寫明雙方的'全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)；

　　2、正文部分：建設(shè)合同的內(nèi)容包括工程范圍、建設(shè)工期，中間交工工程的開工和竣工時(shí)間，工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款；產(chǎn)品合同應(yīng)注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)、交貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法、價(jià)格、違約責(zé)任等；

　　3、結(jié)尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴(yán)禁使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。

　　公司管理制度合同的審查批準(zhǔn)

　　四、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。公司管理制度合同的履行

　　五、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或匯報(bào)。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　七、對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。

　　八、財(cái)務(wù)部門認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下：

　　1、建立合同檔案；

　　2、建立合同管理臺(tái)帳；

　　3、填寫“合同情況月報(bào)表”；

　　4、及時(shí)督促業(yè)務(wù)員回收款項(xiàng)，年內(nèi)回款率達(dá)到90%以上的，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

　　合同資料管理制度 7

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。

　　第二條公司及公司下屬各直屬中心、法人單位及項(xiàng)目工程部對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同一律適用本制度。

　　第二章合同的簽訂

　　第三條簽訂合同的主體

　　1、訂立合同的主體必須是公司及各法人單位，其他部門不得以部門的名義擅自簽訂合同。

　　2、訂立合同前，應(yīng)當(dāng)針對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。

　　3、公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司分管副總裁同意（非危險(xiǎn)物品采購合同除外）。未經(jīng)審批與非法人單位簽訂合同從而給公司造成損失的，由洽談人和審批人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

　　第四條合同的形式

　　1、訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

　　2、“書面形式”是指合同書、訂單、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。

　　3、各法人單位在經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)以各法人單位的名義訂立各類合同。

　　第五條合同對(duì)當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。

　　第六條對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同，在約定爭(zhēng)議解決管轄地時(shí)，原則上約定在我方所在地人民法院。

　　第七條對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。

　　第八條訂立合同應(yīng)遵循洽談、審查、批準(zhǔn)的分權(quán)制約原則。公司合同實(shí)行誰洽談、訂立，誰履行的原則。

　　第九條工程建設(shè)、設(shè)備采購在合同簽訂前應(yīng)由使用部門、技術(shù)部門等先行論證，確認(rèn)后的論證資料作為合同的附件一并報(bào)審；無論證資料的合同洽談部門有權(quán)拒絕簽批。

　　第三章合同的審查批準(zhǔn)

　　第十條合同在正式簽訂前，必須按相關(guān)規(guī)定及審批權(quán)限上報(bào)，經(jīng)審批后，方能正式簽訂。

　　第十一條合同審批權(quán)限如下：

　　一、下列合同由各直屬中心、法人單位的負(fù)責(zé)人審批、簽發(fā)：

　　1、各直屬中心、法人單位在職責(zé)權(quán)限內(nèi)為從事正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所簽訂的一般合同，由各直屬中心或法人單位負(fù)責(zé)人審批、簽發(fā)，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

　　2、技術(shù)中心分管的采購合同，標(biāo)的額在100萬元以下，預(yù)付定金或預(yù)付貨款在20萬元以下的，可由副總裁授權(quán)采購部負(fù)責(zé)人審批、簽發(fā)。

　　3、項(xiàng)目工程合同由項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)洽談（技術(shù)含量較高的工程項(xiàng)目，由項(xiàng)目工程部邀請(qǐng)技術(shù)部門和使用單位人員共同洽談），草擬合同文本，填寫《合同簽約申報(bào)表》，提請(qǐng)各使用單位所屬中心分管副總裁或各法人單位負(fù)責(zé)人審批、簽訂。

　　二、下列合同由公司分管副總裁審批：

　　1、有給付內(nèi)容的合同，標(biāo)的額為100－500萬元的；

　　2、預(yù)付定金或預(yù)付貨款20——50萬元的；

　　3、非標(biāo)設(shè)備采購，標(biāo)的超過5萬元的；

　　4、年度合同；

　　三、下列合同由總裁審批：

　　1、給付金額達(dá)到或超過500萬元以上的合同；

　　2、預(yù)付定金或預(yù)付貨款50萬元以上的；

　　四、下列合同由執(zhí)行董事審批：

　　1、山松、熱電、牧業(yè)、醫(yī)院洽談的合同達(dá)到總裁審批標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)執(zhí)行董事審批。

　　2、合資經(jīng)營(yíng)合同；租賃廠區(qū)合同；對(duì)外投資、融資借款合同；無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同；技術(shù)引進(jìn)、合作、轉(zhuǎn)讓合同；以及其他對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)可能產(chǎn)生較大影響的合同等。

　　五、涉及重大、復(fù)雜事項(xiàng)的合同訂立前，洽談單位應(yīng)通過專業(yè)審查部門，組織法律審查部門、批準(zhǔn)人等有關(guān)單位和人員召開合同洽談審查會(huì)，對(duì)合同原本進(jìn)行會(huì)審。

　　第十二條合同的審批程序如下：

　　1、申報(bào)。各單位對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)事先填寫“合同簽約申報(bào)表”，隨同合同初稿及有關(guān)資料、附件等，一并上報(bào)法務(wù)室審核。

　　2、審核。對(duì)送審的合同，法務(wù)室應(yīng)認(rèn)真審閱，必要時(shí)可進(jìn)行調(diào)查研究，或通知申報(bào)單位補(bǔ)報(bào)材料。最后作出：可簽發(fā)、不可簽發(fā)或需進(jìn)一步談判（應(yīng)提出談判的具體要求和注意事項(xiàng)）等審核意見。

　　3、批準(zhǔn)。法務(wù)室審核后，簽批人在合同簽約申報(bào)表上批寫意見后，該表連同其他材料發(fā)還申報(bào)單位，由承辦人按審批的意見辦理。

　　4、采用本公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本的可不報(bào)法務(wù)室審核；合同文本有修改、采用對(duì)方合同文本或約定有定金、預(yù)付款的合同，一律報(bào)法務(wù)室審核。

　　5、審核批準(zhǔn)時(shí)間

　�。�1）較為簡(jiǎn)單的合同應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作；

　�。�2）較為重大的、復(fù)雜的合同，應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作；

　�。�3）重大、復(fù)雜的合同，應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)完成合同的審查工作。

　　第四章合同的履行

　　第十三條合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行。

　　第十四條各中心或法人單位應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)建立合同臺(tái)帳，每一合同設(shè)一臺(tái)帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。

　　第十五條有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向合同簽約批準(zhǔn)人匯報(bào)并通知法務(wù)室。

　　第十六條合同生效后應(yīng)將合同原本一份送財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作，對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：

　　1、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同的；

　　2、收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的。

　　第十七條合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對(duì)工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。

　　第五章合同的變更和解除

　　第十八條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)室等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和合同簽約批準(zhǔn)人審核通過方可。

　　第十九條變更或解除合同的通知或雙方的`協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。

　　第二十條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

　　第二十一條合同變更后，合同編號(hào)不予改變。

　　第六章合同糾紛的處理

　　第二十二條合同在履行過程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，由洽談單位和使用單位負(fù)責(zé)處理。洽談人和使用單位對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。涉及公司內(nèi)部幾個(gè)單位的，應(yīng)在內(nèi)部協(xié)調(diào)好，做好配合工作，統(tǒng)一意見，可成立一個(gè)由各單位代表組成的糾紛處理小組，由洽談單位為主負(fù)責(zé)處理合同糾紛。

　　第二十三條需要法律幫助的合同糾紛，可提請(qǐng)公司法務(wù)室協(xié)助解決，有關(guān)單位必須主動(dòng)提供所有相關(guān)的證據(jù)材料并協(xié)助配合。

　　第二十四條對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章或合同專用章。

　　第二十五條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔。

　　第七章合同的管理

　　第二十六條公司對(duì)合同實(shí)行二級(jí)管理、專業(yè)歸口制度、合同專用章制度及基礎(chǔ)管理制度。

　　第二十七條公司合同的二級(jí)管理具體是：

　　一級(jí)：公司由總裁總負(fù)責(zé)，分管副總裁具體負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域，歸口管理部門為法務(wù)室。

　　二級(jí)：公司下屬各直屬中心、法人單位由本單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，歸口管理部門為各相關(guān)部門和法人單位。

　　第二十八條法律事務(wù)室在合同管理方面的主要職責(zé)：

　　1、負(fù)責(zé)管理公司的各類合同；

　　2、審查合同內(nèi)容的合法性、合同條款的嚴(yán)密性；

　　3、負(fù)責(zé)對(duì)委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)；

　　4、負(fù)責(zé)考評(píng)公司下屬各部門、法人單位的合同管理工作，總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高合同管理水平；

　　5、配合辦理合同的報(bào)批、見證、鑒證和公證等事項(xiàng)；

　　6、配合處理合同糾紛；主持或參與合同糾紛的仲裁、訴訟活動(dòng)；

　　7、參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作；

　　8、管理公司合同章、授權(quán)委托書；

　　第二十九條公司各直屬中心、法人單位合同管理的主要職責(zé)：

　　1、洽談、起草合同，論證合同的可行性。

　　2、建立合同檔案。嚴(yán)格按照檔案管理辦法管理合同檔案。

　　3、建立合同管理臺(tái)帳。各單位應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺(tái)帳和總臺(tái)帳。臺(tái)帳的主要內(nèi)容包括：序號(hào)、合同號(hào)、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、標(biāo)的額、對(duì)方單位、履行過程、交接情況、驗(yàn)收及備注等。臺(tái)帳應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。

　　4、負(fù)責(zé)審查本單位簽訂的合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性；對(duì)須報(bào)請(qǐng)公司或有關(guān)機(jī)關(guān)審批、簽證或公證的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出初步意見。

　　5、根據(jù)實(shí)際情況，制定本單位合同管理的實(shí)施細(xì)則，采取切實(shí)措施，搞好合同管理工作。

　　6、參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng)。

　　7、應(yīng)由專門（或兼職）人員統(tǒng)一管理合同及合同類函件，并將管理合同的部門及負(fù)責(zé)人或人員名單、聯(lián)系方式報(bào)公司法律事務(wù)室備案。

　　第三十條洽談人的主要職責(zé)：

　　1、在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；

　　2、對(duì)所簽訂合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性負(fù)責(zé)；

　　3、對(duì)須報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對(duì)本人意見負(fù)責(zé)；

　　4、對(duì)所簽合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報(bào)，并積極想辦法解決，對(duì)發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理好或協(xié)助有關(guān)部門處理好；

　　5、負(fù)責(zé)保管好或委派專人保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應(yīng)立即將資料歸檔。

　　第三十一條實(shí)行合同專用章制度。合同專用章由公司統(tǒng)一刻制、編號(hào)和頒發(fā)。合同專用章應(yīng)妥善保管。公司及各法人單位對(duì)外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用合同專用章，其他印章一律不準(zhǔn)代替使用。否則，由此所引起的責(zé)任由有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，造成嚴(yán)重?fù)p失或糾紛的應(yīng)對(duì)相關(guān)人員予以處罰。

　　公司總部所有法人單位的合同專用章及駐外法人單位的合同專用章由公司法務(wù)室保管；駐外分廠法人單位原財(cái)務(wù)部門保管的合同專用章仍由其保管。第三十二條獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

　　1、與合同洽談、訂立、履行、審查相關(guān)的公司部門，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度履行相關(guān)職責(zé)，未按相關(guān)制度履行的，將按公司制度進(jìn)行處理。

　　2、公司合同法律審查部門、專業(yè)審查部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門對(duì)合同業(yè)務(wù)活動(dòng)行使監(jiān)督權(quán)。對(duì)合同業(yè)務(wù)活動(dòng)中存在的錯(cuò)誤行為有糾正的權(quán)利和職責(zé)。

　　3、公司合同業(yè)務(wù)的具體工作人員在從事合同業(yè)務(wù)活動(dòng)中，有保守公司商業(yè)秘密，及時(shí)主張合同權(quán)利而不超過時(shí)效，維護(hù)公司合法權(quán)益的職責(zé)。在合同業(yè)務(wù)活動(dòng)中因玩忽職守致使公司遭受重大損失的責(zé)任人應(yīng)酌情承擔(dān)責(zé)任。

　　第八章附則

　　第三十三條在報(bào)批合同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書隨同合同一并報(bào)批。

　　第三十四條公司涉及勞動(dòng)關(guān)系的建立、變更、終止等相關(guān)事宜的合同管理，由公司有關(guān)部門另行制訂相應(yīng)的管理辦法。

　　第三十五條本《制度》自公布之日起實(shí)施，由公司法務(wù)室負(fù)責(zé)解釋。

　　合同資料管理制度 8

　　一、總則

　�。ㄒ唬┠康�

　　為了加強(qiáng)和完善評(píng)審程序，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)工作正常有序地進(jìn)行，特制定本制度。

　�。ǘ┻m用范圍

　　1、一般合同由合同承辦部門擬定合同草本及相關(guān)文件，再按流程送審。

　　2、特殊/重大合同（訂立價(jià)款在五萬元以上的合同，投資、股權(quán)收購、并購的合同，涉外合同，合同承辦部門認(rèn)為需可行性審查的其他合同）均必須提請(qǐng)公司合同評(píng)審小組評(píng)審。

　�。ㄈ┞氊�(zé)

　　1、公司成立合同評(píng)審小組。合同評(píng)審小組由總經(jīng)理、分管副總、（總監(jiān)）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人、PMC部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)人、銷售部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)人及承辦部門（當(dāng)事部門）負(fù)責(zé)人組成，合同評(píng)審小組的組長(zhǎng)為總經(jīng)理。

　　2、合同承辦部門會(huì)同有關(guān)部門擬定合同草本，提交相關(guān)資信資料，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行全程督辦。

　　3、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量要求和單元產(chǎn)品的生產(chǎn)能力、交貨周期以及技術(shù)協(xié)議的可行性的審查，并參與單位產(chǎn)品成本的測(cè)算。

　　4、銷售部負(fù)責(zé)評(píng)審新產(chǎn)品/項(xiàng)目的開發(fā)能力及市場(chǎng)前景的評(píng)估。

　　5、工程部負(fù)責(zé)評(píng)審工程項(xiàng)目的生產(chǎn)能力、安裝進(jìn)度以及技術(shù)協(xié)議的可行性，并參與工程項(xiàng)目成本的測(cè)算。

　　6、PMC部負(fù)責(zé)審核采購能力和采購周期，并參與材料成本的測(cè)算。

　　7、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)審付款與結(jié)算方式的合理性和可行性，以及確認(rèn)成本及利潤(rùn)指標(biāo)，票據(jù)提供是否符合稅務(wù)規(guī)定。

　　8、法務(wù)部負(fù)責(zé)合同簽訂及履行過程中所簽訂的`一切書面文件的合法合規(guī)性審查，并對(duì)可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)提出防范意見。

　　9、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)公司所有合同的審批。

　　二、評(píng)審原則

　�。ㄒ唬┏修k部門應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進(jìn)行了解和審查；其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行專業(yè)性審查。

　�。ǘ┓▌�(wù)部對(duì)所有合同的立項(xiàng)、簽訂、履行、審核進(jìn)行全程參與。

　�。ㄈ┚o急采購、特殊原因的物資采購，或其他原因特批的采購（商務(wù)）或銷售的項(xiàng)目訂單或合同，可經(jīng)公司總經(jīng)理董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，依照特事特辦的原則處理。

　　三、評(píng)審內(nèi)容

　�。ㄒ唬┙ㄔO(shè)工程（土建）合同

　　1、審核施工單位的資質(zhì)、業(yè)績(jī)及信譽(yù)度；

　　2、審核費(fèi)用是否合理。主要測(cè)算直接材料費(fèi)用、直接人工費(fèi)用、其他費(fèi)用、間接費(fèi)用及取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、定額選用、交（竣）工日期等；

　　3、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；

　　4、審核服務(wù)與承諾條款；

　　5、審核合同價(jià)款、付款方式是否明確且符合公司規(guī)定；

　　6、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；

　　7、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。

　　（二）買賣合同

　　1、審核供應(yīng)商的選擇情況；

　　2、審核比價(jià)核價(jià)、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)（性價(jià)比）情況；

　　3、審核備品配件、隨機(jī)配件的供應(yīng)條款；

　　4、審核交付周期、質(zhì)保期、售后服務(wù)與承諾條款；

　　5、審核合同價(jià)款、結(jié)算方式等是否明確且符合公司要求和規(guī)定；

　　6、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；

　　7、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求；

　�。ㄈ┘庸こ袛垼ḿ几�、維修）合同

　　1、審核承攬方的資質(zhì)、業(yè)績(jī)及信譽(yù)度

　　2、審核比價(jià)核價(jià)（性價(jià)比）及加工費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否合理；

　　3、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；

　　4、審核交付周期、質(zhì)保期、售后服務(wù)與承諾條款；

　　5、審核合同價(jià)款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；

　　6、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；

　　7、質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。

　　（四）運(yùn)輸合同

　　1、審核運(yùn)輸單位的資質(zhì)、業(yè)績(jī)及信譽(yù)度；

　　2、評(píng)審運(yùn)輸費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（性價(jià)比）是否合理；

　　3、審核合同價(jià)款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；

　　4、評(píng)審服務(wù)與承諾條款；

　　5、評(píng)審運(yùn)輸過程中貨物毀損、滅失應(yīng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任條款；

　　6、審查有無違約責(zé)任的條款，是否符合《合同法》的有關(guān)規(guī)定。

　�。ㄎ澹┥虅�(wù)合同

　　1、商務(wù)合同是指：公司與有關(guān)合作伙伴商定并準(zhǔn)備簽訂的設(shè)備技術(shù)引進(jìn)合同、國(guó)際貿(mào)易代理合同、談判備忘錄、補(bǔ)償貿(mào)易合同、專項(xiàng)協(xié)議書、銷售確認(rèn)書等。

　　2、審核合作伙伴單位的資質(zhì)、業(yè)績(jī)及信譽(yù)度；

　　3、審核費(fèi)用、責(zé)任是否合理。主要測(cè)算取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、間接費(fèi)用，審核雙方的責(zé)任、權(quán)利、利益的對(duì)等關(guān)系的條款等；

　　4、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；

　　5、審核服務(wù)質(zhì)量與承諾條款；

　　6、審核合同價(jià)款、付款方式是否明確且符合公司規(guī)定；

　　7、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；

　　8、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。

　　四、評(píng)審程序

　�。ㄒ唬┖贤u(píng)審采取召開專題會(huì)議的形式。專題會(huì)議由合同承辦部門負(fù)責(zé)召集。

　�。ǘ┖贤u(píng)審工作開始前，先由合同承辦部門和其他有關(guān)部門起草合同文件，合同文件應(yīng)優(yōu)先采用示范合同文本；如無合同示范文本，則可結(jié)合實(shí)際情況起草或與合同對(duì)方共同起草合同文本。

　�。ㄈ┖贤u(píng)審組織部門（合同承辦部門）原則上應(yīng)至少提前1個(gè)工作日將須評(píng)審的合同文件及供應(yīng)商的選擇、核價(jià)比價(jià)、服務(wù)與承諾等相關(guān)資料送交各評(píng)審參加部門。

　�。ㄋ模┖贤u(píng)審專題會(huì)議應(yīng)做好以下工作：

　　1、認(rèn)真聽取合同承辦部門關(guān)于詢價(jià)比價(jià)、平等協(xié)商、廠家選擇等情況的介紹；

　　2、審查要約（詢價(jià)函）、承諾（報(bào)價(jià)函）的內(nèi)容；

　　3、評(píng)審合同的條款。重點(diǎn)評(píng)審合同價(jià)款、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)與承諾、違約責(zé)任、損失賠償?shù)葪l款；

　　4、對(duì)被評(píng)審的合同提出結(jié)論性意見。參會(huì)人員均應(yīng)在合同評(píng)審記錄上簽字。

　　（五）合同評(píng)審?fù)ㄟ^后，合同承辦部門應(yīng)將合同文件和匯總后的評(píng)審意見送交財(cái)務(wù)部審核，后分別報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)

　　合同資料管理制度 9

　　一、合同管理總則

　　1、目的和依據(jù)

　　為加強(qiáng)公司的合同管理工作，防范公司風(fēng)險(xiǎn)，減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。

　　2、適用范圍

　　本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等。

　　3、合同管理原則

　　合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。

　　簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。

　　4、保守商業(yè)秘密

　　管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。

　　二、合同管理職責(zé)

　　1、法務(wù)部的主要合同管理職責(zé)

　　1)制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作；

　　2)擬定、修改、審查本公司內(nèi)外合同，防范公司風(fēng)險(xiǎn)；

　　3）協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂；

　　4）做好合同登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作；

　　5）監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況；

　　6）依法處理本公司的合同糾紛；

　　7）按期統(tǒng)計(jì)、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；

　　2、財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)

　　1）加強(qiáng)與運(yùn)營(yíng)中心、市場(chǎng)中心、配送中心等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。

　　2）做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析、提出處理建議、妥善保管收、付憑證。

　　3）會(huì)同法務(wù)部做好合同管理工作；

　　三、合同審簽管理

　　1）公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或公司授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。

　　2）除及時(shí)清潔者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用法務(wù)部發(fā)布的合同示范文本；合同相對(duì)方提供的合同文本必須送交法務(wù)部審核；

　　3）所有合同都應(yīng)按照順序由法務(wù)部統(tǒng)一編號(hào)；

　　4）合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義；

　　5）訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和報(bào)酬，履行期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的辦法等。

　　6）對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院；

　　7）法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章；

　　8）簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單位合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。

　　四、合同簽訂須知

　　1)、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。

　　對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。

　　對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律法規(guī)規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應(yīng)同時(shí)審查其所從屬的法人主體資格。

　　2）簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證；

　　被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；

　　代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理權(quán)限。

　　3）簽訂合同，必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。

　　4）簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明資料。對(duì)方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。

　　5）下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。

　　6）名片；

　　7）廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；

　　8）各類廣告、宣傳資料；

　　9）各類電話、BP機(jī)等通訊工具號(hào)碼；

　　10）對(duì)方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對(duì)無異的復(fù)印資料。

　　11）合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本公司財(cái)務(wù)部門備案，作為財(cái)務(wù)部門收付款物的依據(jù)。

　　五、合同履行、變更和解除

　　1、合同履約管理

　　1）法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。

　　2）在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。

　　3）接收標(biāo)的'必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序，對(duì)不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。

　　4）合同結(jié)算必須通過本公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行，對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超越權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。

　　5）凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存

　　6）對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。

　　7）我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，必須使用掛號(hào)信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。

　　2、合同的變更和解除

　　1）我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。

　　2）發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向法務(wù)部反映。

　　3）我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。

　　六、合同糾紛處理

　　1）、為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。

　　2）、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)的，應(yīng)立即向單位

　　合同資料管理制度 10

　　第一章總則

　　第1條為明確銷售合同的審批權(quán)限，規(guī)范銷售合同的管理，規(guī)避合同協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及其相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，按照本公司相關(guān)管理制度授權(quán)(《公司章程》、《合同管理制度》等)制定本制度。

　　第2條本制度所稱銷售合同是指本公司為了確定與客戶(包括自然人、法人及其他組織)的銷售供應(yīng)關(guān)系而簽訂的書面協(xié)議。

　　第二章銷售合同格式的使用

　　第3條本公司銷售合同采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式和條款，由公司銷售部經(jīng)理會(huì)同法律顧問共同擬定，經(jīng)主管銷售副總經(jīng)理及總經(jīng)理審批后統(tǒng)一執(zhí)行。

　　第4條公司銷售合同格式按照版本號(hào)由銷售部和公司法律顧問分別保管，供查閱和使用，已作廢版本應(yīng)予以注明。

　　第5條公司銷售合同格式應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容。

　　一)供需雙方全稱、簽約時(shí)間和地點(diǎn)。

　　二)產(chǎn)品名稱、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、單價(jià)(價(jià)格審批)。

　　三)運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、交貨期限、交貨地點(diǎn)及驗(yàn)收方法應(yīng)具體、明確。

　　四)付款方式及付款期限。

　　五)免除責(zé)任及限制責(zé)任條款

　　六)違約責(zé)任及賠償條款。

　　七)具體談判業(yè)務(wù)時(shí)的可選擇條款。

　　八)合同雙方蓋章生效等。

　　第6條公司與客戶簽訂銷售合同應(yīng)盡量采用公司經(jīng)審批的統(tǒng)一格式；

　　一)若客戶要求使用客戶公司的范本，合同需先經(jīng)公司法律顧問及銷售經(jīng)理審核，經(jīng)主管銷售副總經(jīng)理及總經(jīng)理審批后才能執(zhí)行。

　　二)若客戶不愿意簽訂銷售合同，由客戶經(jīng)理填寫《免簽銷售合同申請(qǐng)單》，報(bào)銷售部經(jīng)理審核，經(jīng)主管銷售副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批后免除簽訂銷售合同；銷售訂單應(yīng)按“銷售訂單評(píng)審流程”中“__條款”執(zhí)行。

　　第7條銷售業(yè)務(wù)員與客戶進(jìn)行銷售談判時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要對(duì)格式合同部分條款作出調(diào)整，但調(diào)整后的銷售合同應(yīng)報(bào)經(jīng)銷售部經(jīng)理審核，并經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　　第三章銷售合同審批與簽訂

　　第8條與客戶簽訂不含金額的銷售合同，客戶經(jīng)理應(yīng)填寫《合同簽訂申請(qǐng)單》，報(bào)銷售經(jīng)理審核，經(jīng)本制度第6條、第9條規(guī)定權(quán)限審批后，與客戶簽訂銷售合同。

　　第9條與客戶簽訂含有金額的銷售合同，客戶經(jīng)理應(yīng)填寫《合同簽訂評(píng)審表》，結(jié)合“銷售訂單評(píng)審管理流程”和本制度控制要求簽訂。

　　第10條，銷售合同審批權(quán)限規(guī)定：

　　一)簽訂不含確定金額的'銷售合同，即供貨協(xié)議，依據(jù)以下權(quán)限審批：

　　(1)上一年度年銷售額500萬元(含500萬元)以上的合同，由主管銷售員制訂，銷售經(jīng)理及主管銷售副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽署；

　　(2)上一年度年銷售額100-500萬元(含100萬元)的合同，由主管銷售員制訂，銷售經(jīng)理審核，主管銷售副總經(jīng)理簽署；

　　(3)上一年度年銷售額100萬元以下的及新增客戶合同，由主管銷售員制訂，銷售經(jīng)理審批簽署；

　　(4)與關(guān)聯(lián)方簽訂的銷售合同按照《關(guān)聯(lián)方交易管理規(guī)定》執(zhí)行。

　　二)簽訂含有具體金額的銷售合同，依據(jù)以下權(quán)限審批：

　　(1)合同金額

　　第11條銷售合同訂立后，客戶經(jīng)理將合同正本交銷售助理歸入該客戶的檔案盒，副本送交財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門；銷售助理應(yīng)將銷售合同掃描成電子檔歸入電子檔客戶資料。

　　第四章銷售合同變更與解除

　　第12條合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等原因，銷售部或客戶提出變更合同申請(qǐng)，由雙方共同協(xié)商變更條款，合同變更由客戶經(jīng)理填寫《合同變更申請(qǐng)單》，按照本制度第二章和第三章合同審批權(quán)限規(guī)定報(bào)相關(guān)權(quán)限人審批。

　　第13條當(dāng)合同規(guī)定的解除條件發(fā)生時(shí)，銷售合同自動(dòng)解除，銷售部客戶經(jīng)理與客戶協(xié)商是否續(xù)簽合同，不續(xù)簽合同的應(yīng)出具《客戶流失報(bào)告單》說明緣由和后續(xù)管理措施，報(bào)銷售經(jīng)理審核，上一年度銷售金額超過100萬元的或合同約定金額超過50萬元的客戶，《客戶流失報(bào)告單》銷售經(jīng)理審核后應(yīng)報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)。

　　第14條未發(fā)生合同解除條件需要解除合同的，客戶經(jīng)理填寫《銷售合同解除申請(qǐng)單》按訂立合同時(shí)規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，簽署《銷售合同解除協(xié)議》，解除協(xié)議審批前均應(yīng)經(jīng)過法律顧問審核；《銷售合同解除協(xié)議》中應(yīng)指明解除的合同，并明確雙方職責(zé)。

　　第15條銷售部客戶經(jīng)理依據(jù)變更后的銷售合同或《銷售合同解除協(xié)議》辦理由于變更和解除導(dǎo)致的違約賠償事項(xiàng)，公司法律顧問負(fù)責(zé)指導(dǎo)及辦理約定無法履行的訴訟事項(xiàng)。

　　第16條銷售經(jīng)理按月檢查客戶經(jīng)理對(duì)違約賠償事項(xiàng)的管理情況，并將結(jié)果匯總上報(bào)給主管銷售副總經(jīng)理與總經(jīng)理。

　　第五章銷售合同存檔與保管

　　第17條銷售部簽訂的《銷售合同》、《免簽銷售合同申請(qǐng)單》和《銷售合同解除協(xié)議》，以及其他關(guān)聯(lián)的單據(jù)(包括《銷售合同變更申請(qǐng)單》、《銷售合同解除申請(qǐng)單》、、《客戶流失報(bào)告單》)，必須齊備并歸類存檔。

　　第18條客戶經(jīng)理對(duì)其負(fù)責(zé)的客戶編制《銷售合同登記表》，登記客戶名稱、簽約時(shí)間、到期時(shí)間、信用賬期等重要信息；

　　第19條客戶經(jīng)理應(yīng)每月檢查登記表的到期時(shí)間，確保在合同到期一個(gè)月內(nèi)提前與客戶簽署新的銷售合同；若客戶不同意簽訂新的銷售合同，客戶經(jīng)理按本制度第13條執(zhí)行。

　　第20條銷售業(yè)務(wù)員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件。

　　第21條銷售合同及相關(guān)檔案屬于公司機(jī)密文件，保管和借閱按公司《檔案管理制度》機(jī)密文件要求執(zhí)行；

　　第六章附則

　　第22條本制度若與公司章程、合同管理規(guī)定等上級(jí)管理制度有沖突的，依照公司級(jí)規(guī)章制度要求執(zhí)行。

　　第23條本制度由銷售部負(fù)責(zé)編制和修改，經(jīng)股份公司總經(jīng)理審批后發(fā)生效力，由銷售部負(fù)責(zé)解釋。

　　合同資料管理制度 11

　　為了維護(hù)廣告市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，有效地開展廣告經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)廣告法》、《中華人民共和國(guó)合同法》的規(guī)定，制定廣告合同管理制度。

　　1、廣告主、廣告發(fā)布者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)履行《中華人民共和國(guó)合同法》保護(hù)自身的合法權(quán)力和利益。

　　2、廣告主、廣告發(fā)布者應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職或兼職的合同管理員，合同管理員必須由有一定文化素質(zhì)和合同法規(guī)專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任。

　　3、廣告主、廣告發(fā)布者所有承接的廣告都應(yīng)當(dāng)使用工商行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的.《廣告發(fā)布業(yè)務(wù)合同》文本，簽訂廣告業(yè)務(wù)發(fā)布合同。

　　4、廣告業(yè)務(wù)發(fā)布合同的簽訂，應(yīng)嚴(yán)格審查、審批制度。嚴(yán)格合同專用章使用，保管制度，嚴(yán)格合同統(tǒng)一編號(hào)，及時(shí)歸案制度。

　　5、廣告發(fā)布業(yè)務(wù)合同或代理發(fā)布合同的雙方當(dāng)事人，應(yīng)依法簽訂、依法變更、依法解除、依法履行合同義務(wù)，共同維護(hù)廣告市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的活動(dòng)。

　　合同資料管理制度 12

　　1.合同評(píng)審制度

　　合同評(píng)審制度指的是一套有效的合同評(píng)審規(guī)則和程序，以確保合同所包含的各項(xiàng)條款均符合相關(guān)法律法規(guī)，能夠?qū)崿F(xiàn)雙方的商業(yè)目的，并對(duì)各方的利益都有保障。

　　1.1 建立合同評(píng)審制度

　　制定合同評(píng)審制度可以幫助企業(yè)確保在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中保護(hù)企業(yè)的利益。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，制定具體的合同評(píng)審制度，識(shí)別出可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并建立相應(yīng)的控制措施。

　　1.2 審核合同條款

　　在合同評(píng)審中，合同的各項(xiàng)條款應(yīng)該被細(xì)致地審核，以確保條款的合理性和合法性。審核的過程中要關(guān)注的重點(diǎn)包括：

　　合同的執(zhí)行條款：確保合同中的執(zhí)行條款和雙方的商業(yè)目標(biāo)相符，并且不違反任何相關(guān)的業(yè)務(wù)法規(guī)和法律法規(guī)。

　　風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：評(píng)估合同的所有條款，以確保不會(huì)對(duì)任何一方造成財(cái)務(wù)上的損失或其他阻礙。

　　保密性約定：確保有關(guān)商業(yè)秘密的保密性約定符合相關(guān)法規(guī)，并且明確約定業(yè)務(wù)信息的保密措施。

　　1.3 鎖定合同版本

　　一旦確認(rèn)合同條款并進(jìn)行了必要的修改，就應(yīng)該制定一個(gè)可追溯、可證明的措施來確保最新版本的合同在所有階段都得到應(yīng)用。該措施包括使用版本控制工具來跟蹤合同的所有條款和所有修改點(diǎn)。同時(shí)，在合同簽署之前，要確保合同的完整性和準(zhǔn)確性。

　　2.合同評(píng)審流程

　　對(duì)于每一份合同，都應(yīng)該擁有一套明確的評(píng)審流程，包括可能的審批流程和所有必需的步驟，使得合同能夠被快速、準(zhǔn)確地評(píng)審。整個(gè)合同評(píng)審流程需要包含以下基本環(huán)節(jié)：

　　2.1 合同評(píng)估

　　在初步評(píng)估階段，要確認(rèn)參與評(píng)審的所有用戶、評(píng)審的目的和評(píng)審的范圍。確認(rèn)身份驗(yàn)證，并檢查所有變更的位置。

　　2.2 合同審核

　　接下來，需要對(duì)合同進(jìn)行審核，以確保所有的合同條款都符合商業(yè)目的和相關(guān)的法律法規(guī)，不會(huì)引起任何法律爭(zhēng)議，以及能夠確保雙方利益都得到保障。

　　2.3 合同修改

　　合同評(píng)審存在必要的合同修改。合同評(píng)審員需要根據(jù)已經(jīng)的.評(píng)審，修改合同的確認(rèn)標(biāo)題，并標(biāo)記出修改和建議。

　　2.4 合同批準(zhǔn)

　　對(duì)于所有合同修改，需要有經(jīng)過授權(quán)的人確認(rèn)題頭，選擇批準(zhǔn)或拒絕合同修復(fù)。這個(gè)步驟負(fù)責(zé)最后確認(rèn)修改，以及確認(rèn)審核結(jié)果。

　　2.5 合同確認(rèn)

　　最后一步是合同確認(rèn)。確認(rèn)應(yīng)對(duì)最終修改的合同備份，以及審核結(jié)果的認(rèn)可。

　　3. 合同評(píng)審制度的重要性

　　制定合同評(píng)審制度是企業(yè)管理的一項(xiàng)基本工作，其重要性體現(xiàn)在以下方面：

　　3.1 避免風(fēng)險(xiǎn)

　　通過合同評(píng)審，可以避免因法律、業(yè)務(wù)方面的失誤而造成的可能的風(fēng)險(xiǎn)。確保雙方的業(yè)務(wù)目標(biāo)可以達(dá)到，可靠性和合理性都可以得到保證。

　　3.2 管理合同

　　有效的合同管理是企業(yè)供應(yīng)鏈和采購活動(dòng)中最重要的一環(huán)，并且也對(duì)其它商業(yè)活動(dòng)至關(guān)重要。合同評(píng)審能夠幫助企業(yè)清楚理解所有合同內(nèi)容，并對(duì)合同所涉及的風(fēng)險(xiǎn)有預(yù)先的了解。

　　3.3 提高效率

　　合同評(píng)審可以幫助企業(yè)加速商業(yè)活動(dòng)反應(yīng)的速度，以較短的時(shí)間審核所有合同內(nèi)容，并且能夠根據(jù)商業(yè)需求進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

　　無論是大企業(yè)還是小企業(yè)，建立合同評(píng)審制度都是非常必要的，一個(gè)系統(tǒng)化的合同評(píng)審方案將可以幫助企業(yè)有效的管理所有商業(yè)合同、確保合同的合法性和合理性，并避免風(fēng)險(xiǎn)。雖然合同評(píng)審流程可能需要較大的投入，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，這對(duì)于企業(yè)而言，是具有明顯的經(jīng)濟(jì)效益，值得投資和實(shí)施。

　　合同資料管理制度 13

　　一、入職流程及說明

　　1、應(yīng)聘者在接到錄用通知后，須在約定期限一周內(nèi)到行政人事管理部辦理入職手續(xù)，超過期限則視為自動(dòng)放棄。

　　2、入職需提供以下資料：

　　新員工入職報(bào)到時(shí)，需填寫《新員工錄用登記表》、《員工服務(wù)承諾書》、《保密協(xié)議》（部分崗位），并同時(shí)向公司提交下述材料：

　　（1）個(gè)人簡(jiǎn)歷及一寸近期半身免冠相片三張；

　�。�2）身份證、學(xué)歷、職稱證書原件及復(fù)印件，驗(yàn)原件留復(fù)印件；

　　（3）市級(jí)醫(yī)院體檢合格證明原件；

　�。�4）離職證明材料；

　�。�5）根據(jù)崗位的情況，辦理入職的員工須提供深圳戶籍人員擔(dān)保書或無犯罪記錄證明，擔(dān)保人必須協(xié)同到公司辦理相關(guān)手續(xù)；

　　（6）提供公司對(duì)應(yīng)銀行賬戶信息。

　　3、入職流程及說明：

　　辦理入職相關(guān)手續(xù)（填寫登記表、員工承諾書、遞交入職資料等）→行政人事管理部進(jìn)行崗前入職培訓(xùn)→培訓(xùn)考試通過后由店經(jīng)理（店長(zhǎng)）、行政人事管理部、連鎖藥店總經(jīng)理審批入職資料→錄入指紋→閱讀崗位說明書及公司員工手冊(cè)→發(fā)放工牌→更新花名冊(cè)、通訊錄→公司短號(hào)申請(qǐng)→簽訂勞動(dòng)合同→簽訂保密協(xié)議→部門進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)→部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)→行政人事管理部對(duì)試用期員工進(jìn)行崗位跟蹤

　　二、說明：

　　1）員工離職的書面申請(qǐng)需經(jīng)過店經(jīng)理（店長(zhǎng)）、行政人事管理部、連鎖藥店總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起30天方可辦理離職，行政人事管理部和申請(qǐng)人所在門店店經(jīng)理（店長(zhǎng)）在規(guī)定期限內(nèi)招聘或調(diào)配工作接替人。在此期間，離職申請(qǐng)人必須做好保密、交接工作，并恪盡職守，認(rèn)真完成本職工作。如未按公司保密規(guī)定做好相關(guān)工作，所有崗位按簽訂的《保密協(xié)議》予以處理。如導(dǎo)致公司重大損失的，扣罰所有費(fèi)用，并移送司法機(jī)關(guān)處理。

　　2）離職申請(qǐng)人須填寫《工作交接清單》及詳細(xì)的工作交接附件，需由店經(jīng)理（店長(zhǎng)）、行管部、財(cái)務(wù)部、連鎖藥店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后交行政人事管理部，方可進(jìn)行工資結(jié)算

　　3）所有離職人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得以任何形式將公司資料帶出公司，公司將保留2年以內(nèi)的保密追訴權(quán)（特殊崗位以保密協(xié)議為準(zhǔn)）。

　　4）公司對(duì)于未經(jīng)過正當(dāng)途徑擅自離職且未按要求辦理離職手續(xù)的員工予以開除處理，由此產(chǎn)生的一切后果由員工本人自行承擔(dān)。（如離職申請(qǐng)人未經(jīng)批準(zhǔn)離職，并未回公司辦理離職、交接手續(xù)的`，則與員工本人和緊急聯(lián)系人聯(lián)系，并發(fā)短信留底以便備查，如連續(xù)三個(gè)工作日未辦理離職手續(xù)，將按開除（自動(dòng)離職）處理，如因未交接工作而產(chǎn)生的損失，公司保留法律追訴權(quán)。

　　5）員工接到解除（或終止勞動(dòng)合同）通知或其離職申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，應(yīng)按指定的日期辦理門店工作交接及行政人事管理部相關(guān)離職手續(xù)，交回一切所屬公司物品。

　　三、辭退/開除

　　公司對(duì)有下列行為違規(guī)者者，將予以辭退/開除：

　　1、一年內(nèi)記過三次者；

　　2、連續(xù)曠工三日或全年累計(jì)曠工超過五日（含）以上者；

　　3、營(yíng)私舞弊，挪用公款，接受賄賂者；

　　4、玩忽職守，貽誤要?jiǎng)?wù)，使企業(yè)蒙受重大損失者；

　　5、違抗命令或擅離職守，情節(jié)重大者；

　　6、仿效領(lǐng)導(dǎo)簽字、盜用印鑒或私改公司文件者；

　　7、因破壞、竊取、毀棄、隱匿公司設(shè)施、器材及文件等行為，致使公司業(yè)務(wù)遭受重大損失者；

　　8、泄露公司業(yè)務(wù)秘密情節(jié)嚴(yán)重者；

　　9、年終考核不及格，經(jīng)考察試用仍不合格者；