展會(huì)活動(dòng)商務(wù)邀請(qǐng)函(信)結(jié)構(gòu)與寫法
⒈ 封面 通常展會(huì)活動(dòng)商務(wù)邀請(qǐng)函的封面會(huì)顯示此商務(wù)函的性質(zhì)。普通的商務(wù)邀請(qǐng)函(信)封面以展會(huì)活名稱、主題、主辦機(jī)構(gòu)、時(shí)間、地點(diǎn)五項(xiàng)內(nèi)容為主;而特殊的商務(wù)邀請(qǐng)函(信)。則在封面上只注明展會(huì)活動(dòng)組織者或項(xiàng)目的名稱、收信機(jī)構(gòu)或人員的相關(guān)信息并注明“通知、特函、”等字樣。
⒉ 標(biāo)題 由展會(huì)活動(dòng)名稱和“邀請(qǐng)函(書)或(信)”組成。
展會(huì)活動(dòng)名稱可以分為三個(gè)部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構(gòu)成展覽會(huì)名稱的主體。例如：第十屆中國(guó)家電產(chǎn)品博覽會(huì)邀請(qǐng)函(信)、第十二屆中國(guó)國(guó)際機(jī)床機(jī)電展覽會(huì)邀請(qǐng)函(信)。
�、场》Q呼 邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象有三類情況：
(1)發(fā)送到單位的'邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
�、础≌摹�正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。
第一部分背景說(shuō)明。寫明舉辦展會(huì)活動(dòng)的背景和目的;
第二部分組織說(shuō)明。對(duì)展會(huì)活動(dòng)組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)行介紹，包括的主辦者、協(xié)辦者、承辦者等;
第三部分是時(shí)間與地點(diǎn)。根據(jù)展會(huì)活動(dòng)設(shè)定的舉辦日期、結(jié)束日期與舉辦城市、地點(diǎn)進(jìn)行描述。
第四部分是展會(huì)活動(dòng)的具體內(nèi)容介紹。
主要包括了展會(huì)活動(dòng)的展區(qū)劃分、展品設(shè)定、同期活動(dòng)、展示服務(wù)、展會(huì)活動(dòng)的特點(diǎn)、展會(huì)活動(dòng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容;第五部分聯(lián)絡(luò)信息。寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式，包括傳真、電話、郵箱、負(fù)責(zé)人等。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
�、怠』貓�(zhí) 回執(zhí)是被邀請(qǐng)方根據(jù)需要和可能而給予的一種反饋信息。通常展會(huì)活動(dòng)的回執(zhí)內(nèi)容格式統(tǒng)一的展會(huì)組織者進(jìn)行制定。包括了：參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會(huì)議活動(dòng)預(yù)定事項(xiàng)、參與人員信息、參與時(shí)報(bào)到信息說(shuō)明等。
⒍ 落款 展會(huì)活動(dòng)邀請(qǐng)函的落款，通常是展會(huì)活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)名稱加蓋相關(guān)印章。如果是多家機(jī)構(gòu)共同主辦或承辦，則由多家機(jī)構(gòu)共同簽名蓋章。以證明此邀請(qǐng)函(信)的真實(shí)性與合法性。同時(shí)注明邀請(qǐng)函(信)的制作發(fā)布時(shí)間。
�、贰「郊� 附件是展會(huì)商務(wù)邀請(qǐng)函(信)的附屬資料，與商務(wù)邀請(qǐng)函具有同等的法律效力。附件主要包括展會(huì)活動(dòng)的相關(guān)說(shuō)明、規(guī)定、制度、報(bào)展注意事項(xiàng)、人員信息表、服務(wù)內(nèi)容等相關(guān)文件。附件是商務(wù)邀請(qǐng)函(信)不可分隔的一部分。
范文
尊敬的_展會(huì)負(fù)責(zé)人_：
我們誠(chéng)意邀請(qǐng)您參觀將于____年____月____日在____交易會(huì)____展館________________館隆重舉行的____________市場(chǎng)展覽會(huì)，預(yù)計(jì)展覽規(guī)模將達(dá)到50000平方米，成為汽車后市場(chǎng)相關(guān)企業(yè)樹立品牌，相互交流，開拓海內(nèi)外市場(chǎng)的重要平臺(tái)。備受矚目的____________年中國(guó)最大汽車后市場(chǎng)展覽會(huì)將比上一屆屆展覽會(huì)規(guī)模更大，專業(yè)性、國(guó)際性更強(qiáng)，亮點(diǎn)更多，活動(dòng)更為精彩紛呈，為您提供更多學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)和無(wú)限商機(jī)。方便專業(yè)買家，劃分五大展區(qū)：
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相信_(tái)_______年_____展覽會(huì)一定會(huì)讓您滿載而歸，切勿錯(cuò)過世界汽車后市場(chǎng)工行業(yè)人士______年在廣州的這一盛大聚會(huì)!
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