通報由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。
標題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。
正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：
(一)主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實;
(二)分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等;
(三)決定要求。表彰性和批評性的通報，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達性通報一般不寫決定要求。
(四)生效標識。在正文右下方標明發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。
情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述;另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。
表揚性通報與批評性通報格式范文
例文一 表揚性通報 ××市人民政府 關(guān)于表彰計劃生育先進集體和先進工作者的通報 各縣(市、區(qū))人民政府，市屬各部門： “九五”計劃期間，我市各級黨委、政府和有關(guān)部門高度重視計劃生育工作，認真貫徹省計劃生育條例，切實加強對計劃生育工作的領(lǐng)導(dǎo)，全面完成了省下達的“九五”人口計劃和各項計劃生育指標任務(wù)。二000年度，全市人口出生率降到5%，平均生育率為0.87，低于全國、全省水平。這是全市各級干部、計劃生育工作者和全市人民共同努力的結(jié)果。為了進一步推動我市計劃生育工作的深入開展，市人民政府決定授予××縣等三十五個單位“全市計劃生育先進集體”光榮稱號，授予×××等四十五位同志“全市計劃生育先進工作者”光榮稱號。希望受到表彰的單位和個人，要戒驕戒躁，繼續(xù)努力，為我市計劃生育工作向深層次、高質(zhì)量發(fā)展做出新的貢獻。
二00一年，是“十五”計劃的第一年，各級政府和廣大干部要全面貫徹落實好黨的十五屆四中全會精神，繼續(xù)把計劃生育工作放在更加重要的地位，堅持不懈地抓下去，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，堅持按《條例》規(guī)定依法管理，大力加強基層基礎(chǔ)工作，力爭我市“十五”期間人口出生率控制在5%以內(nèi)，為本世紀末實現(xiàn)我市人口控制在四百萬以下的目標而努力奮斗。
附：××市計劃生育先進集體、先進工作者名單。(略) ××市人民政府(蓋章) 二00一年二月五日 例文二 批評性通報 國務(wù)院辦公廳關(guān)于××省××市××縣 擅自停課組織中小學(xué)生參加迎送活動的通報 1999年12月5日，××省××市××縣舉行××高速公路在本縣通車儀式，××縣主要領(lǐng)導(dǎo)擅自決定，讓本縣部分中、小學(xué)校停課參加通車儀式，近千名中小學(xué)生在風(fēng)雪天等候長達二小時，致使部分中小學(xué)生生病，學(xué)生家長和群眾極為憤慨，致信中央要求堅決制止此類現(xiàn)象。 中小學(xué)校依照國家規(guī)定建立有嚴格的教育教學(xué)秩序，這是教育教學(xué)質(zhì)量的保證，任何單位和個人都不能隨意破壞。現(xiàn)在一些地方的個別領(lǐng)導(dǎo)利用自己的權(quán)力，動輒調(diào)用中小學(xué)生為各種會議、考察、參觀、訪問甚至商業(yè)性典禮搞迎送或禮儀活動，有些地方還因此發(fā)生了嚴重的安全事故，造成極惡劣的社會影響。××縣發(fā)生的問題，已不只是一般的形式主義，而是官僚主義，嚴重脫離群眾，此類不良風(fēng)氣必須堅決予以制止。
各地區(qū)、各部門以及各級領(lǐng)導(dǎo)干部，要高度重視這一問題并從中吸取深刻的教訓(xùn)，切實增強群眾觀念，杜絕此類事件再度發(fā)生。 中小學(xué)生是祖國的未來，他們的學(xué)習(xí)和活動安排，要有利他們的學(xué)習(xí)和身心健康。今后各地區(qū)、各部門都必須嚴格執(zhí)行國家的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，不得擅自停課或隨意組織中小學(xué)生參加各種迎送或“禮儀”活動，如確有必要組織的，須報經(jīng)省級教育行政部門批準。
國務(wù)院辦公廳 (蓋章) 一九九九年十二月二十日 例文三 情況通報 國務(wù)院辦公廳關(guān)于部分地區(qū)違反國家棉花購銷政策的通報 國辦發(fā) [1994] 94號 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)： 今年新棉上市以來，各地認真貫徹國務(wù)院棉花政策，采取堅決措施整頓棉花流通秩序，棉花收購大局是穩(wěn)定的。但是，仍有一些地方、單位和個人置國家政策和法紀于不顧，私自收購棉花，公然擾亂棉花流通秩序，經(jīng)核查，國務(wù)院決定予以通報。
一、一些鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府和村辦軋花廠非法從事棉花收購、加工、經(jīng)營活動。 安徽省渦陽縣曹市鎮(zhèn)政府自辦軋花廠，在全國棉花工作會議后，仍然明文規(guī)定，嚴禁將棉花賣給鎮(zhèn)政府以外的經(jīng)濟單位，對將棉花賣給供銷社的不算交售任務(wù)，否則，鎮(zhèn)政府要一律沒收。 江西省萬年縣珠山鄉(xiāng)政府自辦軋花廠
二、有的棉紡廠非法收購棉花，擾亂棉花收購秩序。 河南省輝縣太陽石棉紡廠在全國棉花工作會議后，仍高價搶購棉花。在有關(guān)部門對該廠進行檢查處理的過程中，該廠負責人拒絕檢查，實擊組織倒運藏匿，并私自動用封存的棉花。 河南省太康縣棉紡廠以解決生產(chǎn)用棉為由，要求每個職工必須向廠里交售“愛廠棉”，通過職工非法高價收購的棉花。
三、有的國營農(nóng)場擾亂正常的購銷秩序，高價搶購，非法經(jīng)營棉花。
四、有的縣政府支持非棉花經(jīng)營部門假借良種棉加工廠名義非法收購棉花。
五、個體棉販非法收購、加工棉花，擾亂市場秩序。
對上述違反國家棉花購銷政策的問題，有關(guān)省人民政府的態(tài)度是明確的，已責成市、縣政府采取措施，予以查處糾正。但從了解的情況看，有的市、縣政府已經(jīng)采取措施糾正，有的尚未處理。請有關(guān)省人民政府按國務(wù)院 [1994] 52號文件精神繼續(xù)嚴肅查處，將結(jié)果報國務(wù)院。同時，各地都要引以為戒，要毫不放松地加強對棉花市場的管理，密切注視收購動態(tài)，嚴肅查處棉花購銷活動中的違法違紀案件。各地凡是過去制定的與國務(wù)院文件不符的規(guī)定或政策應(yīng)一律糾正，要堅決地始終如一地貫徹國務(wù)院制定的棉花政策，維護正常的棉花流通秩序，確保今年棉花購銷工作順利進行。 國務(wù)院辦公廳 (蓋章) 一九九四年十月二十三日
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