現(xiàn)在的高等教育的發(fā)展，也逐漸轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化、科技化、現(xiàn)代化。同時，我們也可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多高校所設的專業(yè)里，都配備有專門的行政秘書專業(yè)，而他們主要負責的是做好各類行政資料文件的收發(fā)與傳遞等工作。能夠在有限的時間內(nèi)有條不紊、極具效率并且準確地去完成上級領導所布置的任務，同時也能夠及時無誤地向上級領導提供或者匯報有效的、富有針對性的信息。這些也是作為行政秘書人員所具有的前提條件。相反，如果不能及時有效地向領導提供或者匯報有效的信息，不僅不會引起領導的特殊關注，而且還會給領導幫倒忙。所以，提高工作效率是高校行政秘書人員必備的信息素質(zhì)條件。
隨著信息素質(zhì)這一概念的提出，加上人們對其認識的不斷深化，信息素質(zhì)其本身的內(nèi)涵與外延也在逐漸地豐富與發(fā)展。同時，在此基礎之上，也促使人們不斷地對各行各業(yè)中的行政秘書人員進行定義與培養(yǎng)。在當今這個信息爆棚的時代，高校的行政秘書要做好自己的本職工作，不僅要具備高尚的職業(yè)道德素質(zhì)和高超的專業(yè)技能，還應具備一流的信息素質(zhì)。
1.獲取信息的意識。高校中的行政秘書人員，在工作中應該對工作能夠具備一種超強的嗅覺，能夠快別人一步去感知它的存在。強烈的信息意識具體體現(xiàn)在對信息的獲取是否有一種特殊的洞察力、敏銳力以及感受力等。進而言之，就是在獲取信息方面的敏感度。假如，高校行政秘書人員對信息的獲取意識很薄弱，不能及時去理解、分析信息，對信息沒有絲毫的敏感度，對信息的開發(fā)與利用程度也不是很高，那么，這樣的行政秘書人員就不能充分發(fā)揮其作用，就會影響領導層的管理工作，對工作的效率與進度也是大大的不利。長此以往，就會造成決策的失誤，工作的紊亂，甚至是造成不可挽救的損失。
2.理解、分析信息的能力。在獲取了信息之后，接著就會考驗行政秘書人員解讀、分析信息的能力，如何將有效的信息簡單、明了且無誤地傳達出去，這也是一個值得深思的問題。我覺得，這時他們應該具備以下幾個基本的處理信息的能力。首先是電子計算機的操作能力。如今電腦已經(jīng)很普及了，大部分工作任務都是在電腦上完成，所以，必須要能熟練操作計算機。其次是數(shù)據(jù)處理的能力，可能在第一時間獲取的信息是很復雜的，這就要求行政秘書人員能夠較為快捷地去解讀它們，化繁為簡，讓領導較為便捷地去獲取信息。最后就是新信息的開發(fā)能力，因為往往一條信息并不是僅僅只包含其表面的一層含義，在它的內(nèi)容里面可能還會夾雜著更深層次的信息，這就要求行政秘書人員具備開發(fā)信息的能力。
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