秘書怎么寫好會議通知

2020-11-06 會議通知

　　會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分，有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等。

　　書面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報(bào)紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。

　　書面通知

　　以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會議通知。會議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外，也具有備忘和作為會議入場或報(bào)到憑證的.作用。發(fā)會議通知要盡量早些，以便使與會人員接到通知后，有充足的時間準(zhǔn)備和趕到會場，也便于會務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會議對發(fā)通知有規(guī)定的時間，如人大常委會議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會議沒有必要過早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作，需要在平時打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實(shí)。

　　電報(bào)通知

　　寫電報(bào)時要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認(rèn)被通知單位或個人是否參會時，應(yīng)要求對方接到通知后回電。

　　傳真和電腦通知：務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰，可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清，就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話方式了，讓對方做好電話通知的記錄。

　　墻報(bào)通知

　　墻報(bào)通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預(yù)計(jì)(比如一些自由參會的演講會、報(bào)告會)，要安排大一點(diǎn)的會場才行，以免到會人數(shù)太多，會場容納不下，造成不好的效果。

　　范文

　　各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會、各標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位：

　　為了提高電力標(biāo)準(zhǔn)編寫質(zhì)量，規(guī)避標(biāo)準(zhǔn)起草過程中的常見錯誤，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)范管理，經(jīng)研究，我中心擬于5月下旬在秦皇島市召開規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)編寫會議，請各標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃項(xiàng)目主要起草單位、技術(shù)歸口單位及標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會派1名以上標(biāo)準(zhǔn)起草人員或標(biāo)準(zhǔn)管理人員參加本次會議。現(xiàn)將具體事宜通知如下：

　　一、會議內(nèi)容

　　1、介紹電力標(biāo)準(zhǔn)化工作現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢;

　　2、宣講標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本要求;

　　3、介紹標(biāo)準(zhǔn)申請、報(bào)批程序和相關(guān)要求等。

　　二、會議地點(diǎn)

　　中電聯(lián)北戴河培訓(xùn)中心

　　秦皇島市北戴河區(qū)黑石路39號

　　乘車路線：距北戴河火車站約20公里(乘出租車約40元)，距秦皇島火車站約35公里(乘出租車約60元)，距山海關(guān)機(jī)場約45公里(乘出租車約100元;或乘山海關(guān)機(jī)場至秦皇島火車站機(jī)場班車)。

　　三、會議時間

　　報(bào)到：5月20日

　　會議：5月21日、22日

　　四、培訓(xùn)費(fèi)用及其他