會議方案

2024-09-03 會議方案

　　為了確保事情或工作得以順利進行，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，方案屬于計劃類文書的一種。那要怎么制定科學(xué)的方案呢？下面是小編精心整理的會議方案7篇，希望能夠幫助到大家。

會議方案篇1

　　(一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題:

　　1.遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離會場較遠的地方。

　　2.參會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為個人無法有講價的能力。

　　3.會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。

　　因為會議公司經(jīng)常與酒店合作，酒店都有協(xié)議價給到會議服務(wù)公司，所以客房和會場預(yù)訂最好選擇會議公司合作，善達公關(guān)就是您理想選擇之一。

　　(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

　　1.告訴飯店所有參會者住宿經(jīng)由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

　　2.告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

　　3.經(jīng)由專業(yè)會議服務(wù)公司代為處理。

　　4.經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負責。

　　(三)預(yù)定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的'房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。

　　訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。

　　這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費。

　　另外還有一點也很重要，就是強調(diào)訂房截止日，以鼓勵參會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

　　住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：

　　1.注明房間服務(wù)費和稅金由個人或是邀請單位支付。

　　2.注明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

　　3.房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權(quán)負責。

　　4.要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。

　　一旦房數(shù)被確定后，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房價。

　　如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答復(fù)，同時也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。

　　特別預(yù)訂：有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團體，并給予特別處理，例如：總計預(yù)訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為參會代表，使用特別預(yù)訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。

　　詳細與飯店業(yè)務(wù)代表討論細節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：

　　1.特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房價。

　　2.預(yù)訂的作業(yè)程序。

　　3.什么時限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。

　　在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。

　　工作人員房間預(yù)訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。

　　一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優(yōu)惠價格，來降低主辦單位的成本。

　　最好注明他們的身分，因為飯店經(jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。

　　(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準備表格前先確認

　　有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。

　　雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內(nèi)容：

　　1.主辦單位名稱。

　　2.會議名稱。

　　3.會議日期。

　　4.會議地點。

　　5.收件截止日期。

　　6.確認函回信地址。

　　7.各飯店的房價。

　　8.稅金明細。

　　9.飯店的地理位置圖。

會議方案篇2

　　公司所取得的每一點進步和成功，離不開全體員工的的辛勤勞動和無私奉獻!為增強企業(yè)凝聚力，表彰先進樹立楷模，激勵員工奮發(fā)上進，特制定XX年度總結(jié)表彰會方案及評比方案。

　　一、會議名稱：****集團****年度總結(jié)表彰會

　　二、會議主題：總結(jié)工作，表彰先進，展望未來。

　　三、會議主持人：***、**

　　四、會議時間：****年*月**日(暫定)

　　四、會議地點：********

　　五、出席人數(shù)：集團領(lǐng)導(dǎo)、*********,合計約****人;

　　六、評優(yōu)具體標準及內(nèi)容：見附件《優(yōu)秀員工及優(yōu)秀團隊評選方案》

　　七、節(jié)目表演：

　　1.節(jié)目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗誦等為主;以表現(xiàn)****公司的日常工作、生活為題材，反映****公司的發(fā)展歷程，體現(xiàn)****員工的精神面貌為宗旨。

　　2.節(jié)目數(shù)量：****;

　　3.審核時間：年月日——年月日之間

　　八、會議工作組：

　　1.秘書組：負責會議進行過程中與會人員的發(fā)言的提示，控制娛樂節(jié)目時間及順序的正常進行。負責部門：總經(jīng)辦

　　2.資料組：制發(fā)會議通知、請柬和邀請函等，編寫會議方案、議程及領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言稿的收集和準備等。負責部門：總經(jīng)辦

　　3.組織組：

　　①負責會前評選項目及獎項排序的最終確定和獎金的到位情況。負責部門：人力資源部

　�、谪撠煏信c會人員簽到，編排位次，檢查引領(lǐng)與會人員入席。負責部門：****部

　　③文化娛樂活動的'組織與安排。負責部門：人力資源部

　�、茇撠煏髸䦂鏊性O(shè)備的清理，收回。負責部門：總經(jīng)辦

　　4.宣傳組：負責會場的背景布置以及音響效果、燈光等、會議的宣傳報道以及攝影、錄像等工作。負責部門：企劃部

　　5.后勤組：①負責會前各獎項錦旗、證書的制作等。負責部門：企劃部

　�、谪撠熤飨_排名及座次的布置。負責部門：總經(jīng)辦

　　③負責會場中間信息的傳遞、茶水等安排工作。負責部門：****部

　�、茇撠煏䦂龈鞣N零星會議用品、資料的收尾工作。負責部門：***部

　　6.保衛(wèi)組：負責會場秩序以及清退會場中無關(guān)人員，保證會議地點的安全。負責部門：保衛(wèi)部

會議方案篇3

　　酒店是接待會展的核心接待部門，目前大部分的會議市場是以酒店會議占大部分，而每一個操作過酒店會議的會務(wù)人員都有自己的服務(wù)經(jīng)驗。

　　一、酒店接會議的好處

　　1、利潤高。因會議旅游者不僅經(jīng)費來源可靠。消費水平較高。一般會議旅游者的平均消費是普通旅游者的三倍。

　　2、有利于擴大酒店的影響，提高酒店的知名度。

　　3、可調(diào)節(jié)酒店的淡季市場。

　　二、接好酒店會議需注意的要點

　　1、會議團到前作好準備。

　　2、第一天會議團到時最容易出問題，需特別關(guān)注會議團。

　　3、作好會議的溝通協(xié)調(diào)工作。

　　4、每天對清帳目。

　　5、隨時關(guān)注客人的意見，并及時反映給相關(guān)人員。

　　6、注意會議價格的保密性。

　　7、熟知酒店接待設(shè)施的基本情況。

　　8、監(jiān)督和落實會議的`各項安排。

　　9、會議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門給予評價。

　　10、總結(jié)會議接待中的問題及好的經(jīng)驗。

　　三、會議室常見的擺臺：

　　戲院式；課桌式；U型；回型；橢圓型；長方行；會見式；圓桌式；雞尾酒式；舞臺式；T型臺。

　　四、會議常見的設(shè)施及工具

　　1、電子設(shè)備：屏幕、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）、錄像機、VCD、音響、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）、鐳射筆、幻燈機、同聲翻譯系統(tǒng)、燈光照明；插線板、彩電；

　　2、擺設(shè)物品：講臺、舞臺、簽到臺、會議桌椅、大白板、主席臺、盆景、鮮花、背景板、隔板；

　　3、辦公設(shè)備：夾紙板、名片缽、馬克筆、鉛筆、信簽；

　　4、標志設(shè)備：橫幅、指示牌、告示牌、桌卡。

　　五、會議常見的用餐形式

　　圓桌式、自助式、雞尾酒會、零點、外賣。

會議方案篇4

　　嶺南師范學(xué)院活力稻草人社會實踐隊在支教空余時間開始為19號上榕小學(xué)的文藝匯演做籌劃。據(jù)了解，本次文藝匯演多達十個節(jié)目，期待向上榕小學(xué)老師，家長和附近居民展現(xiàn)本次三下鄉(xiāng)活動的成果。

　　文藝匯演的目的有以下幾點：

　　一、通過文藝匯演，適當宣傳吳川市上榕小學(xué)，擴大該地區(qū)的知名度，引起社會關(guān)心，更好地發(fā)展該地區(qū)的教育水平。

　　二、傳達和見證活力稻草人社會實踐隊三下鄉(xiāng)成員在此留下的點點滴滴，為以后留下美好回憶。

　　三、培養(yǎng)當代大學(xué)生的的愛心和社會責任心的同時提高實踐能力和策劃能力，在活動策劃中學(xué)到在課本上學(xué)不到的知識。

　　在這幾天內(nèi)，陸續(xù)有父母把自己學(xué)前班的`孩子安插在一年級班級，可見活力稻草人社會實踐隊的“活力”所在，但隊員們還不能驕傲自滿。為了文藝匯演的展現(xiàn)，各年級小班主任們對各自課表做出了相應(yīng)的調(diào)整。接下來的日子里將利用班活動時間，加強對各節(jié)目的排練，力求做到最好。

　　在討論會議上，隊長浩源向隊員們提出了以下幾點要求，首先，他讓隊員們好好珍惜美好的校園生活，為以后教師工作積累經(jīng)驗在生活中養(yǎng)成吃苦耐勞、回報社會的精神，時刻牢記自己是一名嶺南師范學(xué)院的學(xué)生。遇到困難，不要一個人猛沖，要記住自己是團體中的一元。大家要團結(jié)一致，把三下鄉(xiāng)活動辦好。

會議方案篇5

　　一、會前準備

　　1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

　　2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結(jié)果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

　　3、準備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。限定每個項目的.商議時間。

　　4、收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

　　5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

　　6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

　　7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

　　二、會議期間控制

　　1、敘述會議的目的。

　　2、核對并記錄與會者。

　　3、根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關(guān)與會者的意見。

　　4、給每一個人表述自己意見的機會。

　　5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。

　　6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。

　　7、堅持預(yù)定的時間，不要拖延。

　　8、在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達成結(jié)論。

　　9、在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。

　　10、確定下次會議的議題和時間。

　　三、會后工作

　　1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

　　2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。

　　會前工作：

　　1、與會議主辦者洽談。

　　2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

　　3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

　　4、與會議主辦者確認會議接待方案。

　　5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

　　6、確認會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。

　　7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標準條例及會議接待手冊。

　　8、準備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

　　會中工作：

　　9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

　　10、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

　　11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。

　　12、會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務(wù)組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。

　　13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

　　14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

　　15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

　　16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

　　17、確認特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

　　18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

　　19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

　　會后工作：

　　20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

　　21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

　　22、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。

會議方案篇6

　　一、總體方案

　�。ㄒ唬⿻h總體方案的含義
會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預(yù)案的一種。

　　（二）會議總體方案的基本內(nèi)容

　　1．會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。

　　2．會議的目標和指導(dǎo)思想。

　　3．會議的主題、議題和議程。

　　4．會議的對象、規(guī)格和規(guī)模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

　　5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

　　6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規(guī)格及布置要求等）。

　　7．主辦、協(xié)辦單位以及擬設(shè)立的會議組織機構(gòu)，如主席團、組織委員會、指導(dǎo)委員會、執(zhí)行委員會、學(xué)術(shù)委員會、秘書處、籌備組的構(gòu)成等。

　　8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

　　9．會議的接待、后勤保障措施和技術(shù)手段。

　　10．會議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。

　　11．會議經(jīng)費的預(yù)算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式。

　　12．其他應(yīng)當說明的事項。

　�。ㄈ⿻h總體方案的結(jié)構(gòu)與寫法

　　1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預(yù)案），如““秘書工作”國際學(xué)術(shù)會議籌備（總體）方案”�！翱傮w”二字也可以不寫。

　　2．主送機關(guān)。直接上報上級機關(guān)，應(yīng)當寫明上級機關(guān)的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關(guān)。

　　3．正文。正文部分應(yīng)當逐項載明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的.安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批準的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

　　正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調(diào)。

　　4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

　　5．落款。署制定機構(gòu)名稱。經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機關(guān)的名稱。

　　6．成文時間。寫正式提交的日期。

　　二、會議開幕式方案

　�。ㄒ唬⿻h開幕式方案的含義

　　開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

　　（二）會議開幕式方案的基本內(nèi)容