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公函的格式

2024-03-26 公函

  公函,正式的或官方的書信。公函是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時(shí)使用的一種文體。公函的使用范圍很廣,平行機(jī)關(guān)或者不相隸屬機(jī)關(guān)間聯(lián)系工作是可以使用公函,上下級(jí)之間的聯(lián)系、詢問、答復(fù)工作時(shí),也可以使用公函。下面是公函的格式的相關(guān)內(nèi)容。

  公函的格式 1

  公函由首部、 正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下:

  首部

  主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

  1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和 文種構(gòu)成。另一種是由事由和 文種構(gòu)成。

  2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位, 于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用 冒號(hào)。

  正文

  其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

  1、開頭

  主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下:”等 過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分,一般首先 引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào),然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。

  2、主體

  這是函的核心內(nèi)容部分,主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要 直陳其事。無論是洽談工作,詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng) 的針對(duì)性和明確性。

  3、結(jié)尾

  一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿M。或?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

  4、結(jié)語

  通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢()”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語,如屬 便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

  結(jié)尾落款

  一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

  署名機(jī)關(guān)單位名稱,寫明成文時(shí)間年、月、日,并加蓋公章。

  公函,正式的或官方的書信。公函是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時(shí)使用的一種文體。

  公函的格式 2

  (一)祝賀函

  祝賀函簡稱賀信,即在對(duì)方取得重大成績、有了喜慶之事時(shí)向?qū)Ψ奖硎咀YR的信函。

  1.格式要求。祝賀信函一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分構(gòu)成。標(biāo)題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個(gè)人的名稱。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。

  祝賀信函的正文由三部分構(gòu)成:一是以簡要的篇幅向?qū)Ψ奖硎緹崃易YR,寫清向誰祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內(nèi)容,即所賀之事的重大意義。三是發(fā)函者的希望和祝愿。上級(jí)寫給下級(jí)的可寫希望、要求;寫給會(huì)議的,則可用“祝大會(huì)圓滿成功”等話語。

  2.注意事項(xiàng)。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感,并給人以鼓勵(lì)和希望。頌揚(yáng)與贊美之詞要恰如其分,不能過分夸大或拔高。祝賀信函的發(fā)送要及時(shí),要趕在有關(guān)活動(dòng)的前邊。

  (二)慰問函

  慰問函是機(jī)關(guān)單位或個(gè)人對(duì)某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對(duì)方取得突出成績時(shí),或在對(duì)方遇到困難、遭到不幸時(shí),均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵(lì)、安慰和同情。

  1.格式要求。慰問函的構(gòu)成同祝賀信基本相同,在格式上也很相似,只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。

  慰問函的正文由兩部分構(gòu)成:一是慰問的背景和原因,并致以誠懇親切、充滿關(guān)懷之情的慰問之語。

  二是對(duì)對(duì)方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉,或?qū)?duì)方所取得的重大貢獻(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。

  2.注意事項(xiàng)。要根據(jù)不同對(duì)象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情,充滿親切之情。文字簡練,篇幅須短小。

 。ㄈ┭(qǐng)函

  邀請(qǐng)函又叫請(qǐng)柬,也稱請(qǐng)?zhí),是單位、團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員出席隆重的會(huì)議、典禮,參加某些重大活動(dòng)時(shí)發(fā)出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重,也有憑證作用。

  1.格式要求。請(qǐng)柬一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分組成。

  標(biāo)題即用大字書寫的“請(qǐng)柬”兩字,在第一行中間,或者占用一頁,當(dāng)作封面。

  稱謂即被請(qǐng)者的單位名稱或姓名,另起一行或一頁頂格書寫,姓名之后寫上職務(wù)、職稱等,如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。

  正文應(yīng)寫清活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求,并用“敬請(qǐng)參加”、“敬候光臨”、“敬請(qǐng)屆時(shí)光臨”等語結(jié)束。

  落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。

  2.請(qǐng)柬的形式要美觀大方,不可用書信紙或單位的信函紙草草了事,而應(yīng)用紅紙或特制的請(qǐng)柬填寫。所用語言應(yīng)懇切、熱誠,文字須準(zhǔn)確、簡練、文雅。

  條據(jù)禮儀

  條據(jù),即人們?cè)诠ぷ髋c生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。條據(jù)即是便條的正式稱謂。

  基層公務(wù)員出于工作需要,經(jīng)常會(huì)給別人留下,或者要求別人給自己留下某種條據(jù)。條據(jù)是基層公務(wù)員接觸較多的一種應(yīng)用文體。

  條據(jù)雖然短小,但卻有著很多具體的規(guī)范和要求。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)禮儀的總體要求,就是要根據(jù)不同的類別遵守相應(yīng)的寫作和使用規(guī)范,在說明事實(shí)、維護(hù)己方利益的同時(shí)對(duì)收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度。

  基層公務(wù)員日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)兩大類。各類條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則,也有許多大致相同,需要共同遵守的基本要求。

  公函的格式 3

  函寫作的格式

  1.首部

  首部主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。函的標(biāo)題一般有兩種形式:一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成;另一種是由事由和文種構(gòu)成。主送機(jī)關(guān),即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號(hào)。

  2.正文

  正文的結(jié)構(gòu)一般由緣由、內(nèi)容、要求等部分組成。開頭主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,復(fù)函的緣由部分,一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào),然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。函的主體主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對(duì)方,把問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。在結(jié)尾,一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿M,或?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見,或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

  3.結(jié)語

  通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”最后還要將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱寫上,寫明成文時(shí)間年、月、日,并加蓋公章。

  函寫作的注意事項(xiàng)

  (1)要開門見山。不論是寫公函,還是便函,都應(yīng)開門見山,直接入題,千萬不要兜圈子,繞彎子,使人看了不得要領(lǐng)或不知所云。

 。2)要一函一事。無論寫哪種類型的函,都不要一函數(shù)事,以免由于需要幾個(gè)部門分別辦理事情,輾轉(zhuǎn)傳遞而延誤時(shí)間,影響工作進(jìn)程。

  (3)要突出中心。商洽函要突出商洽的事項(xiàng);詢問函要突出詢問的問題;答復(fù)函要針對(duì)來函答復(fù)對(duì)方的問題、要求。

  (4)要用語得體。商洽函用語要平和,以商量的口氣來表達(dá)、發(fā)函單位的愿望與要求;詢問函用語要謙和敬重,以協(xié)調(diào)彼此之間的協(xié)作和友好關(guān)系;復(fù)函用語要明確,不要模棱兩可;有時(shí)出于策略上的考慮,也可以使用表義模糊的詞語。

  公函的格式 4

  公函的結(jié)構(gòu)形式,一般由四部分組成:

  第一部分,標(biāo)題。標(biāo)題一般寫“xxxx公函”,位置在第二行中間。接著在右下邊寫上發(fā)文種類及編號(hào),如“詢字第xx號(hào)”,字可小一點(diǎn)。

  第二部分,收函單位名稱。在標(biāo)題下第二行頂格寫接收單位的名稱。如“xx計(jì)劃生育管理干部學(xué)院:”,寫全稱。

  第三部分,正文。在單位名稱下面另起一行空兩格寫正文。如果是復(fù)函,要寫明對(duì)方幾月幾日第x號(hào)來函已經(jīng)收到,接著再就有關(guān)事項(xiàng)作出答復(fù)。

  第四部分,署名和日期。在右下角第三行寫發(fā)函單位全稱和日期,最后加蓋公章。

  公函格式范文一:

xx大學(xué)教務(wù)處:

  為了提高我社青年記者的業(yè)務(wù)能力,我們決定從現(xiàn)有記者中抽出15名青年記者,到貴校新聞系脫產(chǎn)進(jìn)修一年。從20xx年xx月xx日開始,到20xx年8月結(jié)束。有關(guān)進(jìn)修費(fèi)用按上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定級(jí)納。如果同意,希盡快函告我們。

此致

敬禮

xx日才民社人事處

  20xx年6月30日

  公函格式范文二:

xx師大教務(wù)處負(fù)責(zé)同志:

  我院是初建單位,師資力量比較薄弱。為提高教學(xué)質(zhì)量,我們決定聘請(qǐng)你校xxx副教授從下學(xué)期開始擔(dān)任我院寫作課教師。具體時(shí)間是從20xx年8月23日開始到20xx年1月20日結(jié)束,每周兩次,每次兩小時(shí)。如同意,我們按有關(guān)規(guī)定付講課報(bào)酬。收信后,希函復(fù)為盼。

此致

敬禮!

xx學(xué)院

  20xx年6月20日

  公函的格式 5

  一、函的涵義和用途

  函,即信;公函即公務(wù)信件。函,適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中的輕武器。具體來說,函的用途主要包括四個(gè)方面:

  1、平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系,往來。

  2、向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。

  3、業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無上下級(jí)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

  4、機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系,如復(fù)群眾來信等。

  二、函的特點(diǎn)

  1、使用廣泛性。函的使用不受級(jí)別高低,單位大小的限制,收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系,上至國務(wù)院,下至基層組織,企事業(yè)單位,社會(huì)團(tuán)體都廣泛地使用函。

  2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多數(shù)函作平行文。

  3、用語謙敬性。不論什么類型的函,用語皆得注重謙恭有禮,尊重對(duì)方,力求得到對(duì)方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。

  三、函的類型

  1、商洽函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào),聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。

  2、詢答函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的函。詢答函實(shí)際上又可分出詢問函和答復(fù)函。有些不明確的問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門詢問,用詢問函。對(duì)機(jī)關(guān)和部門所詢問的問題做出解釋答復(fù),用答復(fù)函,詢答函涉及的多數(shù)是問題而不是具體的工作。

  3、批請(qǐng)函。即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函,批請(qǐng)函實(shí)際上又可以分為請(qǐng)批函和審批函。請(qǐng)批函用于向不相隸屬的主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng),而審批函則用于主管部門答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)單位的請(qǐng)批事項(xiàng)。

  4、告知函。即告知不相隸屬機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)的函。

  以上是按內(nèi)容和用途對(duì)函所作的分類。若按照文面格式分類,函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類,函又可以分為去函和復(fù)函。

  四、函的結(jié)構(gòu)和寫法

 。ㄒ唬(biāo)題

  函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān),事由和文種構(gòu)成,有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。

 。ǘ┱

  1、開頭。寫行文的緣由,背景和依據(jù)。

  一般來說,去函的開頭或說明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神,或簡要敘述本地區(qū),本單位的實(shí)際需要,疑惑和困難。

  復(fù)函的開頭引用對(duì)方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào),有的復(fù)函還簡述來函的主題,這與批復(fù)的寫法基本相同,繼而,有的復(fù)函以現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下一類文種承啟語引出主體事項(xiàng),即答復(fù)意見。

  2、主體。寫需要商洽,詢問,答復(fù),聯(lián)系,請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。函,或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜,則分條列項(xiàng)書寫。

  3、結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù),則結(jié)語常用特此函告,特此函達(dá)。若是要求對(duì)方復(fù)函的,則用盼復(fù),望函復(fù),請(qǐng)即復(fù)函等語。請(qǐng)批函多以請(qǐng)批準(zhǔn),請(qǐng)大力協(xié)助為盼,望能同意,望準(zhǔn)予xx是荷等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用特此復(fù)函,特此回復(fù),此復(fù)等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。

  五、注意問題

  1、注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別,向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示,而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng),則用請(qǐng)批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng),用審批函。

  2、開門見山,直奔主題。無論去函還是復(fù)函,都不要轉(zhuǎn)彎抹角,切忌空話,套話和發(fā)空泛的議論。

  3、一文一函,簡潔明了。

  4、語言要規(guī)范得體,并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和,禮貌,誠懇的語言,對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重,謙敬,對(duì)級(jí)別低的單位要平和,對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬,命令性的語言,復(fù)函,則態(tài)度要明朗,語言要準(zhǔn)確,避免含糊籠統(tǒng),猶豫不定。

  六、公函范文

  公函范文1

xxxxx委員會(huì):

  xx鐵路壓煤改線xxx工業(yè)站,位于我市x縣xxx鎮(zhèn)。由于該站的建設(shè),原有的xxx站西側(cè)的平交道口按設(shè)計(jì)要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉(xiāng)一鎮(zhèn)的交通要道,給鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了困難。另外,鐵路以南五個(gè)村的大面積耕地在路北,由于鐵路所阻,給群眾的生產(chǎn)生活造成了很難克服的困難。工業(yè)站在設(shè)計(jì)在dk308+893處雖有一座凈高2.5米,寬6米,長220米的單孔立交兼排水涵洞,但因縱深太長,寬度較窄,高度很低,農(nóng)機(jī)車輛不能通行,農(nóng)忙秋收人畜難以通過。為此,請(qǐng)貴委員會(huì)給予照顧,在dk308+430處(原xxx站西側(cè)的平交道口處)建立交橋一座,以適應(yīng)當(dāng)?shù)厣a(chǎn)和需要?煞衽螐(fù)。

  xx市人民政府

  20xx年xx月x日

  公函范文2

xx金融管理干部學(xué)院:

  得悉貴院將于3月份舉辦統(tǒng)計(jì)人員講習(xí)班,系統(tǒng)培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)工作人員。國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的決定》下達(dá)后,我廠曾打算集訓(xùn)現(xiàn)職統(tǒng)計(jì)工作人員,但由于力量不足,未能實(shí)現(xiàn),F(xiàn)在貴院決定辦講習(xí)班,我廠擬派15名統(tǒng)計(jì)人員隨班學(xué)習(xí),請(qǐng)你們代培。如同意,將是對(duì)我廠統(tǒng)計(jì)工作的有力支持。代培所需費(fèi)用由我廠如數(shù)撥付。盼于復(fù)函。

此致

敬禮

xxx機(jī)床廠(公章)

  20xx年xx月xx日

  公函的格式 6

  什么是商務(wù)公函

  商務(wù)公函是用來商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù),詢問和答復(fù)有關(guān)具體實(shí)際問題的一種公文。

  商務(wù)公函格式要求

  公函是平行文。在寫作時(shí),一般包括四大部分:標(biāo)題、行文對(duì)象、正文、落款。

  1.標(biāo)題一般采用公文規(guī)范標(biāo)題法,即標(biāo)題由發(fā)函機(jī)關(guān)、事由、受函機(jī)關(guān)和文種組成。也有的只有事由和文種。

  2.行文對(duì)象是指公函受文者,寫在事由之下的第一行左邊,頂袼,后面加冒號(hào)。

  3.正文是公函的內(nèi)容即事項(xiàng),是發(fā)函者要告訴對(duì)方的具體事情,由三部分組成,即發(fā)函因由,發(fā)函事項(xiàng)以及結(jié)語等,事項(xiàng)部分基本上是敘述和說明的方法,如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來安排,不可過多。結(jié)語多使用“特此復(fù)函”。

  4.落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負(fù)責(zé)人的簽名以及日期。

  商務(wù)公函注意事項(xiàng)

  (一)函的主旨要集中

  一般要求一函一事,當(dāng)然也可寫出此“事”的幾個(gè)方面,但函件宜短不宜長。去函要有鮮明的目的性,復(fù)函要有明確的針對(duì)性,不要把一些不相關(guān)或離題較遠(yuǎn)的事寫進(jìn)去,顯得主旨不突出。

  (二)行文要開宗明義

  函件來往都要開門見山,直陳其事。開頭要注意禮貌用語,但也要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞無味的套話。表達(dá)要簡潔明快,直奔主題。

  (三)語言要有分寸感

  函件應(yīng)注意措辭,語氣要委婉、平和、懇切、分寸得當(dāng),不可強(qiáng)人所難,既要符合本機(jī)關(guān)職權(quán)身份,又要尊重對(duì)方,講究禮節(jié),忌用指令性語言。

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