公司管理費用的控制辦法

2022-07-10 辦法

　　1.目的

　　為控制公司管理費用，降低管理成本，根據(jù)公司總部《管理費用控制考核管理辦法》，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

　　2.范圍

　　本制度適用于公司各類辦公生活用品、低資資產(chǎn)等物品的采購以及行政接待、各項活動組織的費用控制等。

　　3.定義

　　管理費用指公司為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的各項辦公及行政費用。包括辦公用品費，移動電話費，綜合辦公區(qū)的日常接待費用，業(yè)務招待費等。

　　4.職責

　　4.1 綜合部負責對公司辦公生活用品、行政接待、各項活動組織的費用控制管理；物資部、資產(chǎn)運營公司負責對公司低資資產(chǎn)物品的購買和管理。

　　4.2各部門根據(jù)工作需要填寫紙質(zhì)或網(wǎng)上申請表。

　　5.引用和支持文件

　　公司總部《管理費用控制考核管理辦法》

　　公司總部《低值資產(chǎn)管理制度》

　　6.總要求

　　各部門根據(jù)工作需要提出相關管理費用的申請，按照審批流程匯總至綜合部或物資部，相關責任部門負責統(tǒng)計和采購。

　　7.過程描述

　　7.1.辦公用品費

　　7.1.1常規(guī)消耗性辦公用品：筆、刀、本、橡皮、訂書機、尺子、墨水、稿紙、復寫紙、曲別針、大頭針、訂書釘、膠帶等。

　　考核標準與控制措施：公司領導、管理部室、專業(yè)負責人按照每人15元/月標準，公司管理部室人員及各專業(yè)工程技術人員照每人10元/月標準。公司本著節(jié)約的目的，由各部門、專業(yè)根據(jù)需求情況填寫《辦公用品需求計劃表》或走網(wǎng)上流程，由本部門負責人審核簽字，再由公司總經(jīng)理審批簽字后交綜合部統(tǒng)一采購登記發(fā)放，當月需求計劃不應超出本部門人數(shù)核定的總金額。

　　竣工資料整理、檔案存放、重要會議及活動等公司公共行為所需辦公用品，例如：文件盒、文件夾、文件架、文件袋等，由相關歸口管理部門填寫《物資需用計劃審批單》或走網(wǎng)上流程，注明“公司某某項目使用”，經(jīng)綜合部主任、工程部主任審核，公司總經(jīng)理批準后，由綜合部統(tǒng)一采購，費用公司承擔，不計入個人辦公費用。

　　7.1.2構成低值資產(chǎn)的辦公用品：沙發(fā)、文件柜、辦公桌椅等。

　　考核標準與控制措施：

　　A公司總部配發(fā)電腦人員及專業(yè)等，需要配置的構成低值資產(chǎn)的辦公用品，標準按附表1執(zhí)行。

　　b管理部室、專業(yè)需用附表1所列的辦公物品時，由各部門提出使用計劃，經(jīng)人力資源管理人員和公司總部資產(chǎn)管理人員審核，報公司總經(jīng)理批準后，由資產(chǎn)管理人員按照綜合部統(tǒng)一規(guī)劃要求協(xié)調(diào)調(diào)撥或購置，新購置物品須經(jīng)資產(chǎn)登記備案。

　　7.1.3配備到個人的辦公用品：計算器、工具書等。

　　考核與控制措施：

　　a新參加工作的財務、經(jīng)營、人力資源管理人員及其他日常工作中需要頻繁使用計算器的人員可配備計算器外，其余人員原則上不配備計算器。配備計算機的人員，原則上不配工具書（非專業(yè)書，如詞典等）。

　　b非新到管理崗位上的人員，計算器等原則上不配備。特殊情況下，由部門提出需用計劃，人力資源管理人員審核，公司總經(jīng)理批準后，綜合部負責采購，部門領用。

　　c部門負責人或歸口管理部門，把關不嚴，提出計劃或違反規(guī)定領取以上用品者，按照領取物品金額兩倍予以處罰。

　　7.1.4微機耗材：優(yōu)盤、硒鼓、復印紙、打印紙、墨盒等配件。

　　考核與控制措施：

　　a微機耗材的歸口管理部門是綜合部。

　　b嚴格按照公司無紙化辦公的要求，做好各種辦公用品的節(jié)約工作。因不堅持利用計算機及網(wǎng)絡辦公，浪費紙張等辦公用品者，每發(fā)現(xiàn)一次，扣罰責任人100元。

　　c積極利用網(wǎng)絡傳遞信息與文件，盡可能的不使用傳真機，公司原則上不保留傳真機。發(fā)往總部及各公司、項目工地的文件、資料，在符合工作要求的情況下，盡量用掃描儀掃描后，再通過網(wǎng)絡傳遞。

　　d硒鼓、碳粉、復印紙等辦公用品的計劃、領用與管理：由各部門、專業(yè)提出計劃，經(jīng)部門負責人、綜合部主任審核，公司總經(jīng)理批準后，綜合部統(tǒng)一安排采購。

　　7.1.5文印費用：包括外出印刷、裝訂、內(nèi)部復印費用等。

　　考核與控制措施：

　　a外出印刷資料的歸口管理部門是綜合部。嚴格執(zhí)行印刷、復印審批制度。凡是需要印刷的材料，必須填寫委托印刷申請單，經(jīng)本部門主任審核，綜合部主任審批后，由綜合部安排外出印刷。需要在內(nèi)部發(fā)放、傳播的文件、資料，通過網(wǎng)絡共享等形式實現(xiàn)，嚴禁外出印刷。

　　b內(nèi)部發(fā)放、流轉(zhuǎn)文件，按照無紙化辦公要求，一律走網(wǎng)上流程。接收到業(yè)主、監(jiān)理及其它單位的外來文件時，積極索要電子版文件，無法索取電子版文件時，重新輸入計算機或掃描進入計算機進行流轉(zhuǎn)、發(fā)放。

　　c內(nèi)部復印資料由綜合部做好登記，嚴禁浪費紙張，嚴禁復印與工作無關的資料，對違反規(guī)定者，每出現(xiàn)一次扣責任人100元。

　　7.1.6由公司承擔的文體活動、宣傳及形象策劃費用：包括活動獎品，工程照片沖擴，形象策劃用的宣傳牌等制作費用。

　　考核與控制措施：

　　a文體活動及其它各種活動費用：一次性核定費用，包干使用(不包括臨時安排的重大活動)。

　　b形象策劃費用：歸口管理部門為綜合部。安監(jiān)部關于現(xiàn)場安全文明施工標識等的制作，由安監(jiān)部提出申請，經(jīng)公司分管領導批準后，綜合部安排制作。各部門、專業(yè)形象建設方面的物品制作，由部門提出申請，經(jīng)綜合部審核，公司總經(jīng)理批準后，綜合部安排制作。

　　c工程照片、各項活動照片等所有照片資料沖擴，攝錄器材以及相關耗材（包括電池、充電器、錄像帶、儲存卡、儲存硬盤等），攝錄器材的日常保養(yǎng)等費用統(tǒng)一由綜合部負責，其他部門不得報銷膠卷購買費、沖擴費以及相關攝錄耗材等費用。

　　7.2.固定電話、移動電話費

　　7.2.1因公司各項目工程施工周期短，公司原則上不設固定電話，特因工作要求需安裝固定電話者視情況另行規(guī)定。

　　7.2.2公司專工及以上人員移動電話費用按照公司總部《通訊費用管理規(guī)定》執(zhí)行。

　　7.2.3公司其他一般人員移動電話費用補助標準為50元/月.人，個人移動電話費用超出部分自行承擔。

　　7.2.4公司內(nèi)部指定的項目部部門、專業(yè)負責人等不享受配備黑莓手機人員，如因工作需要、確需提高移動電話費用補助標準的，由本人提出書面申請，經(jīng)項目經(jīng)理簽字批準后報公司總經(jīng)理審批簽字，審批通過后由綜合部按照新的補助標準予以執(zhí)行報銷，書面申請書交綜合部備案留存。

　　7.2.1考核與控制措施：

　　A公司配備手機和報銷電話費用的人員必須每天二十四小時開機，保持通訊暢通。個人手機號碼更換時要及時報綜合部更改備案。

　　b配備傳真電話時，傳真電話費用由具體使用管理部門管理控制，做好使用記錄，每月按期自行繳納電話費，憑發(fā)票到財務部報銷費用。超出核定標準的超支部分，由具體使用部門自行承擔。

　　c嚴禁使用傳真撥打長途電話。公司發(fā)送傳真由具體使用管理部門做好相關詳細記錄。分包隊伍人員使用公司傳真機按照發(fā)送地點、發(fā)送張數(shù)，以市場價收取費用。收費標準：省外國內(nèi)業(yè)務每成功發(fā)送一張收取4元，省內(nèi)業(yè)務每成功發(fā)送一張收取3元，成功接受每張3元。

　　7.3.綜合辦公區(qū)的日常接待費用：

　　主要包括香煙、茶葉、紙杯、水果等。

　　考核與控制措施：

　　公司招待客人需要的招待物品，由綜合部統(tǒng)一安排。管理部室、專業(yè)在辦公室內(nèi)招待一般客人需要的香煙、茶葉、紙杯、水果等由部門自行解決；遇有重要客人來訪，需要招待時，提前向綜合部申請，經(jīng)公司領導批準，方可領用接待物品。

　　7.4.業(yè)務招待費：

　　7.4.1職工食堂餐廳招待費用

　　考核與控制措施：

　　a公司需要開展的各類業(yè)務招待活動，原則上須安排到職工食堂餐廳進行。

　　b在職工食堂餐廳進行的業(yè)務招待，須按以下程序辦理：部門負責人提出申請，經(jīng)公司分管領導審批同意，綜合部按照接待標準通知后勤食堂，后勤食堂負責安排。業(yè)務招待完畢，實施部門須簽單確認費用。

　　7.4.2外出招待費用

　　考核與控制措施：

　　a特殊情況下，確實需要外出安排招待的，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后，方可安排外部招待。